Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam expenditure cycle adalah ordering inventory, supplies, or services yang terdiri dari identifying what, when, and how much to purchase, and then choosing from which supplier to purchase.

Identifying What, When, and How Much to Purchase

Catatan inventory yang tidak akurat dapat menciptakan masalah yang signifikan bagi organisasi. Oleh karena itu, memerlukan akuntan dan sistem yang profesional guna memahami praktik terbaik untuk mengelola inventory.

Process

Pendekatan tradisional untuk mengelola inventory adalah mempertahankan stok yang cukup sehingga produksi dapat berlanjut tanpa gangguan bahkan jika penggunaan inventory lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering disebut pendekatan economic order quantity (EOQ)  karena didasarkan pada penghitungan ukuran pesanan yang optimal untuk meminimalkan the sum of ordering, carrying, and stockout costs. Ordering cost mencakup semua pengeluaran yang terkait dengan pemrosesan transaksi pembelian. Carrying cost adalah yang terkait dengan holding inventory. Stockout costs adalah biaya yang diakibatkan oleh kekurangan inventory, seperti kehilangan penjualan atau keterlambatan produksi.

Aplikasi aktual dari pendekatan EOQ bervariasi tergantung pada jenis item. Untuk high cost or high-use item, seperti penggunaan the computer chips and displays AOE, ketiga jenis biaya disertakan dalam rumus. Untuk low-cost or low-usage items, seperti sekrup  dan mata air yang digunakan AOE untuk merakit produknya, biaya pemesanan dan pengangkutan biasanya diabaikan, dan tujuannya adalah untuk mempertahankan tingkat persediaan yang cukup. Rumus EOQ digunakan untuk menghitung  berapa  banyak yang harus dipesan. The reorder point menentukan kapan harus memesan. Perusahaan biasanya mengatur reorder point berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat safety stock yang diinginkan untuk menangani fluktuasi permintaan yang tidak terduga.

(annotated to include threats)

Pendekatan EOQ tradisional untuk inventory control sering kali menghasilkan jumlah inventory yang signifikan. Uang yang diinvestasikan dalam bentuk penyimpanan inventory tidak menghasilkan apa-apa. Akibatnya, dalam  beberapa tahun terakhir banyak perusahaan manufaktur besar AS, termasuk Xerox, Ford, Motorola,  NCR, Intel, McDonnell Douglas, dan Delco Electronics, telah meminimalkan atau bahkan menghilangkan inventory on hand dengan mengadopsi materials requirements planning or just-in-time inventory management systems.

Materials requirements planning (MRP) berupaya mengurangi tingkat inventory yang diperlukan dengan meningkatkan akurasi teknik forecasting untuk menjadwalkan purchases dengan lebih baik untuk memenuhi kebutuhan produksi. Misalnya, the production planning department of a company yang menggunakan MRP  akan menggunakan sales forecasting untuk menyiapkan jadwal terperinci yang menentukan jumlah setiap produk jadi untuk diproduksi dalam periode waktu yang  ditentukan, seperti tiga bulan kedepan. Jadwal  ini dan spesifikasi teknik untuk setiap produk mengidentifikasi raw materials, parts, and supplies yang diperlukan dalam produksi dan titik waktu kapan mereka akan  diperlukan. Dengan demikian,  sistem MRP mengurangi ketidakpastian tentang kapan raw material diperlukan dan karenanya  memungkinkan perusahaan untuk menyimpan lebih sedikit inventory.

A just-in-time (JIT) inventory system berusaha meminimalkan, jika tidak dihilangkan sepenuhnya, finished goods inventory dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap aktual, daripada perkiraan, penjualan. Akibatnya, sistem JIT ditandai dengan pengiriman materials, parts, and supplies dalam jumlah kecil langsung ke lokasi tertentu yang membutuhkan, dan sangat jarang melakukan pengiriman dalam jumlah besar ke pusat fasilitas penerimaan dan penyimpanan. Oleh karena itu, pabrik yang menggunakan sistem JIT akan memiliki beberapa dermaga penerima (receiving docks),  yang masing-masing ditugaskan untuk menerima pengiriman barang yang diperlukan di pusat kerja terdekat.

Perbedaan utama antara MRP dan JIT system adalah penjadwalan produksi. Pada MRP system penjadwalan produksi untuk memenuhi forecasted sales, sehingga menciptakan jumlah finished goods inventory yang “optimal”.  Sedangkan JIT system penjadwalan produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan,  sehingga hampir menghilangkan finished good inventory, tetapi mereka mengharuskan menyimpan raw materials dalam jumlah yang cukup untuk dengan cepat menyesuaikan produksi sebagai respons terhadap permintaan konsumen. Baik sistem MRP maupun JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Memilih di  antara kedua sistem tersebut tergantung, pada jenis produk yang dijual perusahaan. Sistem MRP lebih  efektif digunakan dengan produk yang memiliki pola permintaan yang dapat diprediksi, seperti bahan pokok konsumen. Sebaliknya, JIT  inventory system sangat berguna untuk produk yang relatif short life cycles dan yang permintaannya  tidak dapat diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu. Dalam kasus seperti itu,  penting bahwa perusahaan dapat dengan cepat mempercepat produksi untuk memenuhi permintaan yang tidak diantisipasi serta dengan cepat menghentikan produksi untuk menghindari akumulasi large invnetory yang harus diberi tanda for clearance karena produk tidak lagi diminati.

Threats and Controls

Catatan inventory yang tidak akurat dapat mengakibatkan stockout yang menyebabkan hilangnya penjualan atau menyimpan inventory yang berlebihan yang dpaat meningkatkan cost. Untuk mengurangi risiko masalah  ini, perpetual inventory method harus digunakan untuk memastikan bahwa informasi tentang inventory stock selalu terkini. Namun, kesalahan entri data dapat mengakibatkan catatan perpetual inventory yang tidak akurat bahkan. Oleh karena itu,  menggunakan teknologi informasi untuk mengeliminasi entri data manual dapat meningkatkan akurasi perpetual inventory record.

Bar-coding adalah salah satu pilihan, tetapi itu bukan obat mujarab. Kesalahan masih dapat terjadi jika karyawan berusaha menghemat waktu dengan scanning satu item lalu entri kuantity secara manual. Misalnya,  toko kelontong memesan 12 varieties of a private-brand soda, receiving clerk hanya dapat men-scan hanya satu dan kemudian mengentri secara manual the number purchased. Karena semua jenis soda dihargai  sama, semua the amount of the purchase dihitung dengan benar. Tetapi perpetual inventory record akan  salah, karena bagaimanapun, karena seharusnya receiving clerk harus men-scan satu per satu, karena terdapat 12 varietis of a private-brand-soda yang berbeda.

Membubuhkan tag RFID ke masing masing produk akan mengeliminasi masalah yang baru saja dibahas karena the reader automatically merekam setiap item. Teknologi RFID juga lebih efisien daripada bar-code karena manusia tidak perlu lagi menyelaraskan bar-code on the product with the reader. Namun, teknologi RFID lebih mahal daripada bar-coding dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis produk.

Penting juga untuk menghitung inventory secara berkala di tangan dan menyelidiki perbedaan antara jumlah tersebut dan catatan inventory abadi. Satu  jumlah persediaan fisik tahunan umumnya tidak akan cukup untuk mempertahankan catatan persediaan yang  akurat, terutama untuk sistem MRP dan JIT. Sebaliknya,  analisis biaya ABC harus digunakan untuk mengklasifikasikan item sesuai dengan kepentingannya: Item paling penting (Item A) harus paling sering should be used  dihitung, dan item paling tidak penting (item C) dapat dihitung lebih jarang. Jika  jumlah sementara tersebut mengungkapkan perbedaan yang signifikan dengan catatan persediaan, hitungan komprehensif dari semua inventory harus segera dilakukan. Pendekatan ini mungkin telah memperingatkan manajemen di pabrik Wichita AOE dalam kasus pengantar bab tentang kekurangan komponen utama cukup awal untuk menghindari keterlambatan produksi. Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak dibutuhkan. Catatan persediaan abadi  yang  akurat  memastikan validitas purchase request yang dihasilkan sistem kontrol inventory secara otomatis. Supervisor perlu meninjau dan menyetujui purchase request yang dimulai oleh masing-masing karyawan. Masalah terkait adalah beberapa pembelian item yang sama dengan subunit organisasi yang berbeda. Akibatnya, organisasi mungkin membawa  inventory yang lebih besar dari yang diinginkan dan mungkin gagal memanfaatkan diskon volume yang  mungkin tersedia. Fungsi pembelian terpusat mengurangi ancaman ini.

HHM

Reference:

Romney and Steinbart. 2015. Accounting information System, 13th ed. Pearson Education Inc.