Seringkali perusahaan mengalami kesulitan ketika cakupan skala usahanya semakin membesar. Kondisi demikian menuntut prosedur yang standar agar setiap karyawan memiliki tugas yang terstandar dan tidak saling lempar tanggung jawab yang membuat organisasi berjalan lambat.

Menyusun pedoman prosedur operasional standar ( SOP ) yang efektif pada dasarnya menunjukan bahwa organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan serta pengambilan keputusan dan memperbaruinya sesuai dengan tuntutan perubahan yang dialami.

Pedoman atau manual SOP adalah salah satu modal paling penting bagi organisasi untuk mengendalikan seluruh keputusan dan kegiatan yang dilakukannya dalam koridor yang sistematis dan efektif. Semakin besar organisasi, semakin besar pula tuntutan untuk mempunyai perangkat kontrol yang memadai. Aspek operasi harus sama baik dengan aspek administrasi. Sisi pendapatan harus juga sama baiknya dengan pengendalian biaya. Semua itu hanya bisa terwujud apabila organisasi memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya.

Pelatihan penyusunan SOP ini disajikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi tentang penyusunan prosedur operasional standar yang benar. Banyak organisasi yang mengabaikan ini karena dipandang tidak terlalu penting. Tetapi, sejarah bisnis telah membuktikan bahwa organisasi yang mampu bertahan dan terus berkembang adalah yang memiliki pedoman yang jelas dan dipahami secara jelas dan standar oleh anggotanya.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan tersebut. SOP hadir dalam bentuk dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk membantu menyelesaikan pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja efektif dari pekerja dengan biaya serendah-rendahnya.

Pengertian Standar Operasional Prosedur Menurut Para Ahli

  1. Sailendra (2015:11)
    Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
  2. Moekijat (2008)
    Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
  3. Tjipto Atmoko (2011)
    Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
  4. Insani (2010:1)
    SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

Menurut penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Proses pembuatan SOP ini memerlukan persiapan yang cermat, karena akan menjadi peraturan baku yang harus dipatuhi oleh semua karyawan perusahaan. Di bawah ini kami uraikan sekilas langkah-langkah membuat Standar Operasional Prosedur.

  1. Menentukan Anggota Tim
    Biasanya Human Resources Department atau HRD yang paling terlibat dalam proses ini. Anggota tim lainnya bisa berasal dari masing-masing kepala departemen, karena mereka bertanggung jawab atas bawahan, mengetahui cara kerja dan prosedur lainnya. Pihak lain yang terlibat biasanya adalah konsultan sebagai bantuan eksternal perusahaan. Pastikan orang-orang dalam tim adalah yang mengenal cara kerja atau prosedur perusahaan dengan baik.
  2. Pemetaan Proses Bisnis
    Setelah terbentuk, tim ini akan mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam perusahaan. Misalnya, apa saja yang terjadi dari sejak penjualan hingga terjadi pembelian dan pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa saja yang dibutuhkan? Siapa yang melakukan? Setiap departemen dianalisa secara mendetail untuk mendapatkan gambaran yang jelas. Hubungan antar departemen bisa terlihat melalui dokumen dan proses yang ada.
  3. Pengumpulan Data Dokumentasi
    Setelah mendapatkan gambaran besar hingga mikro dari proses-proses yang terjadi dalam perusahaan, semua data dan dokumen dicatat dengan detail. Mulai dari dokumen yang digunakan (akunting, penjualan, retur, invoice, dll) hingga nama dan nomor/kode dokumen. Siapa yang bertanggung jawab (tanda tangan) dan pihak atau departemen yang terlibat perlu diketahui untuk mengetahui arus informasi dan mendeteksi kemungkinan kebocoran.
  4. Buat Flowchart dan Narasi
    Data yang telah terkumpul divisualisasikan dengan flowchart sehingga memudahkan untuk melihat hubungan antar proses/departemen. Setiap alur kerja dinarasikan sehingga jelas siapa PIC yang bertanggung jawab, personel yang melakukan, jenis dokumen yang dibutuhkan, dan apa yang bisa terjadi dalam setiap kemungkinan beserta solusinya.
  5. Review Flow Chart dan Narasi
    Flow Chart dan Narasi yang sudah selesai diperiksa ulang dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen untuk diperiksa, karena mereka yang sehari-harinya bekerja sesuai dengan aturan SOP tersebut. Dipimpin oleh kepala departmen, mereka bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan sebelum hasil akhir nantinya.
  6. Simulasi SOP
    Setelah proses perbaikan dan feedback telah selesai dilakukan, saatnya untuk uji coba. Setiap bagian SOP dilakukan dan harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidak samaan dalam pelaksanaan dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.
  7. Penetapan SOP
    Setelah melewati tahap simulasi berkali-kali, Standar Operasional Prosedur siap untuk ditetapkan menjadi proses bak dalam operasional perusahaan. Salinan kemudian bisa diberikan ke masing-masing departemen. Finalisasi Standar Operasional Prosedur harus diimplementasikan dengan segera untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan memiliki sistem (SOP) yang baik, karyawan dapat bekerja sesuai arahan, lebih teratur, dan menghindari kebocoran dalam perusahaan.

Referensi:

  • 2021. Google Image.
  • Supriyatno, E. 2014. Metode dan Teknik Penyusunan SOP. Pratama Indomitra. Jakarta.
  • 2017. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP). Jakarta.