Langkah terakhir dalam revenue cycle adalah mengumpulkan (collecting) dan memproses pembayaran dari customer.

Process

Karena cash dan check pelanggan mudah untuk dicuri, maka penting untuk mengambil tindakan yang tepat guna mengurangi risiko pencurian. Artinya, fungsi account receivable seharusnya tidak memiliki akses fisik ke cash atau check.

Salah satu metode untuk mengidentifikasi sumber pengiriman uang (remittances) melibatkan mengirimkan dua salinan faktur kepada pelanggan dan meminta satu salinan dikembalikan bersamaan dengan proses pembayaran. Berita pengiriman uang ini kemudian diteruskan ke bagian account receivable, dan actual customer payment dikirimkan ke kasir.

Pilihan lainnya adalah meminta personel ruang surat (mailroom) menyiapkan daftar pengiriman uang, yang merupakan dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua pengiriman uang pelanggan, dan mengirimkannya ke bagian account receivable. Pilihan alternatif adalah memfotokopi semua customer remittances dan mengirimkan salinannya ke bagian account receivable sambil meneruskan pengiriman uang sebenarnya ke kasir untuk disimpan.

Cara lain untuk mempercepat pemrosesan pembayaran pelanggan melibatkan penggunaan pengaturan kotak kunci (lockbox) dengan bank. Lockbox adalah alamat pos yang digunakan pelanggan untuk mengirim uang mereka. Bank yang berpartisipasi mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya di rekening perusahaan. Membuat perjanjian lockbox dengan bank asing mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan pembayaran dari penjualan ke pelanggan internasional.

Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dalam penggunaan lockbox. Dalam pengaturan electronic lockbox, bank secara elektronik mengirimkan informasi kepada perusahaan tentang nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirimkan segera setelah menerima dan men-scan cek tersebut.

Dengan electronic funds transfer (EFT), pelanggan mengirim uangnya secara elektronik ke company’s bank dan dengan demikian menghilangkan penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di mail system. EFT juga mengurangi jeda waktu sebelum bank menyediakan dana yang disimpan kepada perusahaan.

Financial electronic data interchange (FEDI) menyelesaikan masalah dengan mengintegrasikan the exchanges of fund (EFT) dengan exchange of remittance of funds (EDI). Pelanggan mengirim data pengiriman uang dan instruksi transfer dana secara bersamaan. Penjual menerima kedua informasi tersebut secara bersamaan. FEDI melengkapi otomatisasi proses penagihan dan pengambilan uang tunai.

Perusahaan juga dapat mempercepat proses penagihan dengan menerima credit card atau procurement cards. Manfaatnya adalah penerbit kartu biasanya mentransfer dana dalam dua hari setelah penjualan.

Threats and Controls

Tujuan utama dari cash collections function adalah untuk melindungi pengiriman uang pelanggan (customer remittances). Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi risiko pencurian. Ada tiga pasangan tugas yang harus dipisahkan.

  1. Menangani cash or checks dan memposting pengiriman uang ke rekening pelanggan (customer accounts). Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut lapping.
  2. Menangani cash or checks dan authorizing credit memos. Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menyembunyikan pencurian uang tunai dengan membuat nota kredit yang setara dengan jumlah yang dicuri.
  3. Menangani cash atau check dan merekonsiliasi bank statement. Pentingnya Pengendalian detektif adalah rekonsiliasi bank account statement dengan balance of cash yang tercatat di sistem informasi perusahaan.

The best control procedures untuk mengurangi risiko kekurangan kas yang tidak terduga adalah dengan menggunakan cash flow budget, yang memberikan perkiraan arus masuk dan arus kas keluar. A Cash flow budget dapat mengingatkan organisasi akan uang tunai jangka pendek yang tertunda, sehingga memungkinkannya untuk merencanakan ke depan untuk secure short-term loans at the best possible rates.

HHM

Reference:

Romney and Steinbart. 2015. Accounting information System, 13th ed. Pearson Education Inc.