UKM dan Perkembangan Teknologi Informasi

Kita tengah menyaksikan era di mana teknologi berjalan berdampingan dengan bisnis. Berbagai inovasi dalam bidang teknologi yang begitu cepat selalu berhasil membuat disrupsi baru pada setiap sektor bisnis, tidak terkecuali perubahan selera dan tuntutan pasar. Seiring dengan terobosan dalam bidang teknologi, para pelaku bisnis harus mampu mengikuti perubahan yang terjadi agar mampu bertahan dan merajai pasar. Inovasi teknologi juga tidak hanya menciptakan perubahan di pasar, tetapi juga memotivasi para pihak yang memiliki keinginan kuat untuk berwirausaha. Berkat kemudahan yang disediakan oleh teknologi, kini ada banyak bisnis-bisnis baru yang bermunculan. Khususnya bisnis yang tergolong sebagai UKM (usaha kecil dan menengah).

Perkembangan zaman yang berkiblat kepada teknologi menyediakan jalan bagi bisnis UKM untuk membenahi sistem dan pelayanannya menjadi lebih efisien, menyempurnakan produk yang mereka sediakan, dan memasarkannya kepada khalayak ramai. Tidak hanya itu, berbagai aplikasi berbasis teknologi seperti software akuntansi juga memberikan banyak kemudahan untuk proses dan hasil dari bisnis UKM.

Peningkatan kualitas layanan dalam UKM tidak akan menjadi mimpi semata saat sebuah UKM mengadopsi software akuntansi untuk bisnis mereka. Berbagai fitur yang melengkapi software akuntansi seperti pengulangan pembuatan faktur, hitung otomatis pajak, peninjauan saldo, pengelolaan aset, hingga melakukan audit serta analisa keuangan menjadi begitu mudah dengan menggunakan software akuntansi. Selain cepat dan praktis, data yang dihasilkan juga dapat diandalkan sebagai pertimbangan untuk mengambil keputusan bisnis di masa depan. Fitur lengkap dalam software akuntansi memang memiliki manfaat yang besar. Saat sebuah UKM ingin mengaplikasikan software ke dalam bisnisnya, ada baiknya bagi UKM untuk meninjau korelasi antara fitur dalam software dengan fokus bisnis mereka. Penerapan software akuntansi yang paling ideal adalah ketika sebuah UKM memilih jenis software akuntansi yang cocok dengan fokus bisnis mereka. Sehingga investasi dalam membeli dan berlangganan software akuntansi tersebut tidak menjadi sia-sia.

Keunggulan software akuntansi tidak hanya sebatas pembukuan keuangan yang lebih rapi atau analisa profit yang mendalam saja. Software akuntansi juga mampu memudahkan berbagai pekerjaan lain yang berkaitan dengan keuangan, Mulai dari pembayaran gaji karyawan (payroll), pengadaan barang (procurement), dan lainnya. Bahkan, software akuntansi juga dapat menjadi pondasi untuk melakukan backup terhadap data-data perusahaan. Penting bagi setiap UKM untuk memastikan kemampuan integrasi software akuntansi sebelum mengadopsi software tersebut. Anda perlu memilih software yang cocok dan memiliki kapabilitas untuk terhubung dengan berbagai software lain yang sudah ada di dalam sistem UKM. Maka kemudahan bisnis akan semakin terasa.

Faktor penting lain yang mampu diberikan software akuntansi adalah kualitas keamanan data dalam software tersebut. Banyak pelaku bisnis yang sulit memercayai keamanan sebuah software, apalagi saat berkaitan dengan masalah keuangan. Asumsi tersebut perlu dihilangkan karena keamanan bukanlah sebuah permasalahan saat sebuah bisnis memilih software akuntansi yang dikembangkan oleh penyedia software akuntansi terpercaya.

Manfaat Software Akuntansi Bagi UKM

Akuntansi sangat bermanfaat untuk menjaga arus keuangan perusahaan agar tetap terjaga dan stabil. Sehingga pengeluaran akan secara jelas terinci. Sekarang ini sudah banyak sekali software – software akuntansi yang bisa anda dapatkan di internet yang berguna untuk mengatur keuangan usaha anda dengan baik. Sudah ada 57 juta bisnis UKM yang telah berkembang di negara kita, Indonesia. Namun sayangnya, dari 57 juta bisnis UKM tersebut, banyak yang masih menggunakan sistem akuntansi manual. Hal ini dikarenakan sulitnya untuk mempelajari bagaimana cara menggunakan software akuntansi yang ada dan juga mahalnya harga software tersebut.

Berikut ini adalah beberapa keuntungan dan manfaat yang bisa anda dapatkan jika anda menggunakan software akuntansi pada UKM, yaitu:

  • Membuat laporan keuangan menjadi lebih mudah dan praktis

Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan usaha bisnis anda. Tidak lagi harus ribet mencatat di buku akuntansi ataupun mengetik di microsoft excel. Selain ribet, cara manual juga pasti akan membuang waktu lebih banyak dibandingkan jika anda memakai software akuntansi ini.

Tersedia juga data laporan setiap bulan atau tahun yang sudah di catat sebelumnya. Jika terjadi kesalahan dalam mencatat keuangan bisa langsung di perbaiki dengan mudah sehingga tidak perlu mengulanginya lagi dari awal. Selain itu, perhitungan keuangannya sudah pasti jelas sekali dan sangat akurat. Sebab, software akuntansi ini telah diciptakan sedemikian rupa yang bisa membantu anda. Semua data yang sudah tercatat juga bisa di download dan di print dengan mudah melalui komputer.

  • Bisa dipakai kapanpun dan dimanapun

Saking fleksibelnya, anda bisa menggunakan aplikasi ini kapanpun dan dimanapun ketika anda ingin bekerja. Anda hanya mendownload aplikasi ini di gadget anda, lalu anda dapat langsung memakainya. Sehingga anda tidak perlu memiliki tempat usaha sendiri.

  • Data catatan keuangan akan aman disimpan

Selain keuntungan-keuntungan diatas, software akuntansi ini juga memiliki keuntungan yaitu dapat menyimpan data anda dengan aman. Jika saja anda menggunakan cara manual dengan memakai buku tulis ataupun microsoft excel, jika buku anda hilang ataupun file anda lupa tersimpan, maka data anda akan hangus begitu saja. Lain cerita jika anda menggunakan aplikasi software akuntansi ini. Anda tidak perlu khawatir dengan data anda. Anda hanya perlu mengingat email dan password anda untuk login kembali, maka data anda telah aman.

  • Aplikasi ini bisa digunakan banyak user (multi user)

Maksudnya adalah aplikasi ini dapat anda manfaatkan jika anda membutuhkan karyawan untuk membantu anda dalam mencatat laporan keuangan. Tentu saja karyawan anda tidak akan tahu berapa banyak saldo yang tercatat di data keuangan anda dan juga karyawan anda tidak akan bisa merubah catatan utama yang ada di data keuangan anda yang tercatat di software akuntansi. Yang bisa menggunakan ini hanya pemilik utama, yaitu pemilik bisnis. Sehingga, pemilik utama atau pemilik bisnis dapat memantau apa saja yang telah dicatat oleh karyawan anda.

  • Kecepatan dalam menyajikan laporan keuangan

Hal ini dapat terjadi karena dalam proses penyajian laporan keuangan semua di lakukan secara otomatis oleh software akuntansi, sehingga keputusan dapat di lakukan dengan cepat.

  • Ketepatan dalam pengambilan keputusan

Hal ini disebabkan oleh kecilnya kesalahan yang di sebabkan oleh manusia dalam menyajikan  pelaporan  keuangan.

  • Biaya yang dikeluarkan lebih kecil

Biaya yang harus dikeluarkan lebih kecil di banding menyediakan tenaga ahli yang banyak dalam menyusun informasi laporan keuangan sebagai landasan pengambilan keputusan.

  • Laporan Menjadi Lengkap

Laporan yang lengkap yang di sediakan oleh software akuntansi mulai dari laporan Neraca, rugi laba, arus kas dst. Ini memudahkan dalam pengambilan keputusan dari berbagai aspek, sehingga keputusan yang di ambil lebih efektif dan efisien.

  • Tersedianya analisa rasio

Analisis rasio yang disediakan oleh software akuntansi, sangat membantu dalam melihat kondisi perusahaan apakah sehat atau tidak, kemampuan perusahaan dalam membayar kewajiban, menentukan BEP, dsb. sehingga perencanaan akan datang dapat diperkirakan.

Pertimbangan dalam memilih Software Akuntansi untuk UKM

Adanya software akuntansi ternyata sangat membantu para pelaku bisnis khususnya Usaha Kecil Menengah (UKM) di Indonesia. Salah satu kemudahan yang bisa dirasakan adalah pada saat penyusunan neraca, jurnal, dan laporan keuangan. Sebelumnya, para pelaku UKM selalu mengandalkan spreadsheet dalam hal pencatatan data keuangan. Seiring berjalannya waktu, ternyata spreadsheet cukup rumit karena penggunaan rumus-rumus yang sulit diingat. Saat ini berbagai software akuntansi yang muncul menawarkan fitur yang menarik bagi perusahaan. Salah satunya adalah manajemen keuangan yang sudah terkomputerisasi dan berbasis cloud storage. Semua perubahan dalam catatan di software akan diperbarui secara otomatis dan real time. Dari sisi efektivitas waktu, tentunya software ini sangat memudahkan pelaku bisnis untuk mengakses informasi keuangan di mana saja dan kapan saja.

Software akuntansi gratis untuk UKM banyak sekali pilihannya, namun hanya sedikit yang memiliki fitur yang lengkap. Sebaiknya para pelaku UKM berhati-hati saat memilih software yang tepat. Bagi sebagian orang merasa tidak masalah menggunakan software akuntansi bajakan. Padahal keputusan tersebut sangat berbahaya karena bisa merusak perangkat komputer. Selain itu, potensi hacker untuk menyisipkan aplikasi jahat (malware) dalam software bajakan dapat mengambil alih operasional komputer perusahaan. Software bajakan tidak memiliki garansi dan perlindungan terhadap data perusahaan. Jika terjadi eror atau kesalahan program, Anda tidak dapat meminta bantuan pada pengembang karena tidak adanya garansi. Data-data keuangan yang bersifat penting dan rahasia dapat berisiko besar untuk dicuri. Secara hukum, penggunaan software bajakan sudah termasuk pelanggaran. Bisnis UKM dapat dituntut secara hukum dan harus membayar denda yang besar jika terbukti menggunakan software akuntansi bajakan.

Untuk menghindari segala risiko buruk terhadap data-data penting dan rahasia perusahaan, sangat disarankan untuk menggunakan software yang resmi. Saat ini ada banyak sekali software akuntansi untuk UKM yang membantu jalannya bisnis Anda. Agar tidak salah dalam memilih software, sebaiknya Anda mengenal ciri-ciri software yang tepercaya. Dengan segala fitur menarik yang terdapat pada accounting software saat ini, terkadang membuat bingung penggunanya. Kebutuhan masing-masing usaha tentu saja berbeda, oleh karena itu disarankan untuk memilih software yang sesuai dengan jenis usaha Anda. Kebutuhan antara usaha besar dengan usaha kecil menengah tentunya berbeda sehingga fitur yang dibutuhkan juga berbeda.

Bagi pelaku UKM yang ingin memilih software untuk mengelola akuntansi, inilah pertimbangan yang perlu Anda perhatikan:

  1. Tentukan Kebutuhan Bisnis

Sebelum membeli software, sebaiknya Anda mengidentifikasi proses dan penerapan sistem di perusahaan. Setiap jenis usaha memiliki kebutuhan bisnis yang berbeda. Bagaimana perusahaan menjalankan proses sistem akuntansi dapat menjadi satu prioritas dalam menentukan software yang tepat.

  1. Sesuaikan dengan Budget

Mahal atau murahnya sebuah software sangatlah relatif, tergantung dari budget yang dimiliki perusahaan. Pastikan bahwa perusahaan memiliki budget khusus untuk membeli software demi keberlangsungan proses pelaporan keuangan. Dengan harga yang sesuai dengan budget, pertimbangkan juga apakah fitur yang didapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.

  1. Sistem Keamanan

Ini menjadi pertimbangan penting karena ada data keuangan perusahaan yang harus dilindungi. Anda harus mengetahui tentang bagaimana software tersebut menyimpan data perusahaan dengan aman. Biasanya hal tersebut sudah tertulis di persetujuan awal. Pilih software yang memiliki keamanan setara dengan bank dalam menjaga data keuangan perusahaan.

  1. Dapat Digunakan untuk Transaksi Pajak

Salah satu ciri pelaku usaha yang baik adalah taat dengan pajak. Usahakan untuk memilih software yang membantu Anda dalam pelaporan pajak. Ini akan memudahkan Anda dalam menghitung PPN, PPh, dan faktur pajak sehingga tidak perlu menyewa orang lain untuk menyusun laporan.

Dengan adanya software akuntansi UKM, akan memudahkan pelaku bisnis kecil untuk melakukan pelaporan keuangan. Proses pengambilan keputusan juga menjadi lebih cepat dibuat. Setelah Anda mengetahui pertimbangan dalam memilih software akuntansi yang tepat untuk UKM, kini saatnya Anda memutuskan. Pilihlah software yang sudah kredibel dan memiliki fitur yang lengkap untuk kebutuhan bisnis Anda.

Referensi:

  • 2019. Software Akuntansi UKM: Kemudahan dalam Memajukan Bisnis.
  • 2019. Pertimbangan Penting Ketika Memilih Software Akuntansi untuk UKM.
  • 2018. Software Akuntansi Bagi UKM. ZahirAccounting Application.
  • Image – Google Image. 2020

IER