Berstruktur jelas di sini artinya: Logis sehingga mudah dipahami. Saya akan mencoba untuk memberikan panduan membuat rencana kas mingguan, tentunya tidak akan bisa rinci karena masing-masing jenis, skala, terutama sekali macam itemnya, adalah berbeda antara satu perusahaan dengan yang lainnya. Tetapi saya akan berikan setidaknya yang jamak dijumpai di setiap perusahaan (apapun skala dan jenisnya). PLUS tips dan trick agar jika terjadi penyimpangan, tetap tidak akan menimbulkan masalah yang besar.

Berikut adalah langkah-langkah dasar yang perlu dilakukan untuk membuat rencana kas yang terstruktur secara logis:

Langkah-1. Buat Rencana Kas Masuk

Untuk membuat rencana kas masuk harus tahu sumber-sumbernya secara pasti tanpa ada yang ketinggalan. Jika untuk membuat cash forecast yang digunakan adalah proyeksi penjualan, dalam membuat cash planning yang dibutuhkan adalah data penjualan—penjualan yang tingkat ketertagihannya bisa dipastikan.

Bagimana menentukan tingkat kepastian ketertagihan penjualan? Buat dua kelompok rencana kas masuk berdasarkan sumbernya:

a. Sumber Pasti – Beri nama “RENCANA PENAGIHAN PIUTANG”, ambil dari data “Piutang” (Accounts Receivable)—barang/jasa yang sudah diserahkan (sudah ada invoice-nya) tetapi belum jatuh tempo. Kelompokan piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo per minggu, per nama pelanggan (customer), untuk rentang satu bulan (empat minggu). Konkretnya (jika pakai Excel): ke samping buat header “Minggu ke-1”, “Minggu ke-2, ke-3 hingga ke-4. Sedangkan kebawahnya buat breakdown per customer. Diujung bawah buat “Total Rencana Penagihan Piutang” beserta nilai rupiahnya. Jika data piutang ada di system, biasanya bisa langsung di-sort berdasarkan tanggal jatuh tempo, lalu per customer. Jika manual, ya harus di sort di Excel sehingga data piutang yang jatuh temponya dalam rentang satu minggu menjadi terkumpul.

b. Sumber Nyaris Pasti – Beri nama “RENCANA PENJUALAN”, ambil dari data “Penjualan”—pesanan/permintaan yang ada kontrak/PO-nya, barang/jasa belum diserahkan atau masih dalam proses, tetapi tanggal penyerahannya (delivery time) sudah pasti. Data ini sifatnya hanya sebagai cadangan—untuk jaga-jaga jika piutang tidak cukup untuk menutup rencana pengeluaran kas. Supaya bisa masuk ke dalam rencana kas, formatnya harus sama dengan piutang. Jika pakai software biasanya tanggal jath tempo otomatis bisa terlihat, tetapi jika manual mau tidak harus cari tanggal jatuh temponya dahulu. Caranya: tanggal penyerahan + termin kredit (jika penjualan kredit). Jika takut data penjualan terganggu, pindahkan dahulu ke spreadsheet yang berbeda. Proses selanjutnya sama dengan proses di data piutang.

Oke. Rancana kas masuk sudah selesai. Yang paling penting, pastikan tidak ada yang ketinggalan. Lanjut ke langkah berikutnya…

Langkah-2. Buat Rencana Kas Keluar

Polanya tidak jauh berbeda dengan kas masuk. Tetapi tangannyanya jauh lebih tinggi, karena masalahnya juga lebih kompleks. Darimana sumber datanya? Ada 2 macam sumber:

a. Sumber Pasti – Beri nama “RENCANA PEMBAYARAN UTANG”, ambil dari data “Utang” (Accounts Payable)—barang yang sudah diterima (sudah ada tagihan) tetapi belum jatuh tempo. Kelompokan utang berdasarkan tanggal jatuh tempo per minggu, per nama vendor (supplier), untuk rentang satu bulan (empat minggu). Header kesamping (horizontal) sama seperti “Rencana Kas Masuk”. Tetapi ke bawahnya (vertical), di breakdown per nama vendor (supplier). Diujung bawah buat “Total Rencana Pembayaran Utang” beserta nilai rupiahnya. Jika pakai software lakukan di software, jika manual lakukan di excel.

b. Sumber Nyaris Pasti – Beri nama “RENCANA PEMBELIAN”, ambil dari data Purchase Order (PO)—barang dipesan/diminta yang sudah ada kontrak/PO-nya, barang/jasa belum diterima, tetapi tanggal penerimaan (delivery time) sudah pasti. Perlu saya tekankan bahwa data ini harus masuk—BUKAN sebagai data cadangan (ingat conservatism principle: “pendapatan yang belum pasti tidak boleh diakui tetapi pengeluaran yang belum pasti harus diakui”). Tentukan tanggal jatuh temponya dengan cara menambahkan tanggal penerimaan (delivery time) dengan termin kredit. Proses selanjutnya sama dengan sumbe pasti (utang).

 

Sumber: http://jurnalakuntansikeuangan.com