Dalam menjalani aktivitas operasional dunia bisnis secara global telah bertransformasi dengan mengadopsi teknologi untuk meningkatan kapasitas perusahaan dalam memenuhi tujuan internal organisasi dan kebutuhan pelanggan sesuai dengan perkembangan trend. Perubahan tidak selalu memberikan hal negatif apabila para pelaku bisnis, organisasi, dan individu memiliki keinginan untuk keluar dari zona nyaman (Comfort Zone) dan beradaptasi pada hal yang baru. Apabila organisasi dan individu mampu mengikuti perkembangan zaman dapat memperoleh keunggulan yang lebih efisien dan efektif, dimana juga mampu membantu proses pengambilan keputusan yang lebih komprehensif dengan memperoleh pengetahuan atau informasi baru yang tersembunyi.

Tetapi, walaupun telah beradaptasi dengan kemajuan teknologi, para pengguna dalam mengimplementasikan sistem perlu memiliki kewaspadaan yang didukung oleh aturan regulasi serta pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan. Secara tatanan struktur ataupun pengintegrasian sistem pada masing-masing department perlu dilakukan monitoring / pengawasan yang bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan operasional telah berjalan sesuai prosedur. Dalam rangka untuk melakukan pengendalian pada penerapan sistem informasi yang terlihat dari integrasi bisnis berbasis teknologi, terdapat 2 jenis pengendalian yang terdiri dari General Control dan Application Control.

General control bertujuan untuk melakukan evaluasi dan mengelola design, keamanan, dan penggunaan dari software / computer yang diadopsi untuk mendukung kinerja operasional organisasi yang dapat berkembang secara berkelanjutan. Secara keseluruhan, pelaksanaan dari General Control melibatkan pengendalian pada hardware, software, dan prosedur manual untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman, mulai dari penggunaan data, pembagian tanggung jawab, hingga pelaksanaan dengan keamanan yang memadai.

Selain itu, untuk Application Control secara spesifik melakukan pengendalian pada aplikasi yang digunakan, dimana aplikasi banyak diterapkan di perusahaan yang bisa berupa aplikasi kesatuan dengan berbasis ERP (Enterprise Resource Planning) yang terhubung antar department agar terhindar dari kemungkinan silo information ataupun sistem-sistem secara mandiri yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan bagian di perusahaan (Purchasing, Payroll, dan sebagainya). Dalam pelaksanaannya meliputi prosedur manual ataupun otomatisasi yang menjamin bahwa seluruh data yang diterima dan diolah merupakan data dengan kelengkapan yang akurat agar terhindar dari potensi salah saji informasi yang berdampak pada penentuan strategi di masa mendatang.

Application control memiliki 3 jenis klasifikasi, yang terdiri dari input control, process control, dan output control. Untuk input control dapat memperhatikan database yang terhindar dari missing checks (Data yang kosong / tidak lengkap), transposition / transcription error, range check yang tidak sesuai penginputan data berdasarkan jarak angka yang ditentukan sesuai prosedur, dan sebagainya dari data-data yang diterima. Sedangkan, untuk process control dapat dilakukan run-to-run controls yang memastikan setiap tahapan perpindahan data dalam kegiatan pengolahan data dilakukan sesuai dengan prosedur, yang terakhir dilakukan output control untuk memastikan tidak adanya bottlenecks terkait dengan informasi yang dihasilkan.

Gambar 1. General Controls Pada Implementasi Teknologi, (Laudon et al., 2024)

REFERENSI

  • Laudon, K. C., Laudon, J. P., & Traver, C. G. (2024). Essentials of MIS. United Kingdom: Pearson Education Limited.