1. Check Availability

Selama pemrosesan pesanan penjualan, availability check (pemeriksaan ketersediaan) berfungsi agar penjual dapat memberikan informasi kepada pelanggan apakah produk dapat dikirimkan tepat waktu. Dalam menentukan tanggal tersebut, penjual harus mempertimbangkan pergerakan barang masuk dan barang keluar. Penjual dapat mengontrol bagaimana pemeriksaan ketersediaan ini dilakukan dengan melakukan setting pada field Availability Check di Material Master.

  1. Pick Materials

Proses pengambilan barang (picking materials) melibatkan pengambilan barang dari storage (lokasi penyimpanan) dan mengirimkannya ke picking area dimana barang akan disiapkan untuk dikirim.

Pada proses ini, jumlah yang diambil harus berdasarkan delivery note yang ada. Kemudian, penjual juga harus menentukan tanggal dimana proses picking harus dimulai. Proses picking didukung dengan dapat dilakukannya pelacakan terhadap nomor seri / nomor lot dan manajemen batch. Proses ini terintegrasi dengan modul Warehouse Management (WM).

  1. Pack Materials

Dalam proses pack materials, pihak penjual perlu melakukan hal-hal berikut:

  • Mengidentifikasi kemasan mana yang akan digunakan untuk produk tertentu (berdasarkan preferensi pelanggan dan pertimbangan UCC-128)
  • Mengidentifikasi dan memperbarui akun yang terkait dengan kemasan yang dapat dikembalikan
  • Melacak produk yang dikemas dengan wadah
  • Memastikan adanya pemberlakuan pembatasan berat/volume
  • Semua barang yang telah dikemas dikirim ke transportasi yang dibutuhkan
  1. Post Goods Issue

Goods Issue dari Warehouse Management system (WMS) adalah pengeluaran fisik barang atau material dari gudang. Goods Issue Posting ini akan mengakibatkan penurunan stok di gudang. Selain itu, Goods Issue merupakan sebuah peristiwa atau proses yang dapat menunjukkan perubahan kepemilikan produk dari penjual ke pembeli. Namun, perubahan kepemilikan ini juga tergantung pada terms & conditions yang ada pada sales order. Dengan adanya pengiriman barang ke pembeli, akun General Ledger dan status dari dokumen pengiriman akan di-update secara otomatis.

  1. Invoice Customer

Dokumen penagihan kepada pelanggan dibuat dengan menyalin data dari pesanan penjualan dan/atau dokumen pengiriman. Proses penagihan digunakan untuk menghasilkan customer invoice. Hal ini akan memperbarui status kredit pelanggan. Dengan dibuatnya dokumen penagihan, maka akan dilakukan posting debit ke akun sub-ledger pelanggan dan mengkredit akun pendapatan penjual secara otomatis. Pada titik inilah proses penjualan diteruskan ke Akuntansi Keuangan untuk menunggu pembayaran.

  1. Receipt of Customer Payments

Pembayaran adalah langkah terakhir dalam proses penjualan dan langkah ini dikelola oleh departemen Akuntansi Keuangan.

Pembayaran akhir meliputi:

  • Memposting pembayaran terhadap faktur.
  • Merekonsiliasi perbedaan antara pembayaran dan invoice.

Pada saat pelanggan membayar, maka akan dilakukan posting untuk menghapus hutang yang ada pada akun A/R pelanggan dan menambah saldo bank penjual.

Referensi:

Image Sources: Google Images