Setelah kita membahas mengenai modul Material Management (MM) di artikel sebelumnya, sekarang kita akan membahas mengenai modul Sales and Distribution (SD). Modul Sales and Distribution berkaitan dengan proses penjualan barang kepada pelanggan yang dimulai dari Pre-sales Activities hingga penerimaan pembayaran dari pelanggan. Proses lebih detailnya dapat dilihat pada gambar berikut:

Tahapan dalam proses penjualan adalah sebagai berikut:

  1. Pre-sales Activities

Tujuan utama dari pre-sales activities adalah melengkapi bagian penjualan dengan semua informasi yang diperlukan untuk dapat bernegosiasi dan menyelesaikan potensi penjualan.

Informasi yang diperlukan dapat berupa:

  • Aktivitas penjualan sebelumnya
  • Komunikasi yang pernah dilakukan sebelumnya
  • Informasi kontak
  • Informasi umum perusahaan
  • Limit kredit
  • Pemesanan yang berjalan saat ini

Terdapat 2 dokumen yang dikelola pada pre-sales activity, yaitu:

  1. Inquiries

Inquiries merupakan permintaan informasi atau quotation oleh pelanggan sehubungan dengan produk atau layanan mereka tanpa adanya kewajiban untuk membeli. Informasi tersebut berisi:

  • Harga produk
  • Ketersediaan material / layanan
  • Jumlah yang diperlukan pada tanggal tertentu
  1. Quotation

Quotation menyajikan penawaran kepada pelanggan yang mengikat secara hukum untuk mengirimkan produk tertentu atau pilihan sejumlah produk tertentu dalam jangka waktu tertentu dengan harga yang telah ditentukan sebelumnya.

  1. Sales Order Entry

Sales Order (Pesanan Penjualan) adalah perjanjian kontraktual antara organisasi penjualan dan pihak yang dijual kepada tentang pengiriman produk atau penyediaan layanan untuk harga, jumlah, dan waktu yang ditentukan.

Sales Order bisa berasal dari beberapa aktivitas / dokumen berikut, yaitu:

  • Pesanan dari pelanggan melalui e-mail, internet, atau telepon
  • Kontrak yang sudah ada
  • Quotation

Dokumen Sales Order terdiri dari 3 bagian utama, yaitu:

  1. Header
    Berisi data-data yang relevan dengan sales order secara keseluruhan. Contoh: Data Pelanggan, Total Biaya Pesanan
  2. Line Item(s)
    Berisi informasi terkait dengan produk. Contoh: Material dan jumlahnya, biaya per item
  3. Schedule Line(s)
    Melekat pada line item(s) dan berisi jumlah yang akan dikirim beserta tanggalnya.

Pesanan penjualan berisi semua informasi yang diperlukan untuk memproses permintaan pelanggan. Informasi berikut ditentukan untuk setiap pesanan penjualan:

  • Jadwal pengiriman
  • Penentuan titik dan rute pengiriman
  • Pemeriksaan ketersediaan barang
  • Penentuan harga
  • Pemeriksaan limit kredit

Untuk langkah berikutnya, akan dilanjutkan di artikel selanjutnya.

Referensi:

  • SAP. (n.d.). Sales Order. Retrieved from SAP Help Portal Web site: https://help.sap.com/docs/SAP_ERP_SPV/13ceb03a406645d0b859b3173a923e0d/4a64b65334e6b54ce10000000a174cb4.html?version=6.03.18
  • SAP. (2006). SAP01: SAP Fundamental Participant Handbook. Germany: SAP AG.
  • SAP. (2019). Sales and Distribution (SD). Magdeburg: SAP UCC.

Image Sources: Google Images