Pesatnya perkembangan teknologi merubahkan segala cara kita mencari informasi. Diawali dengan keperluan untuk menyusun segala dokumen dan berkas dalam guna menunjang efektivitas operasional. Pabrik dan perkantoran terus berkembang tidak hanya secara kapabilitas namun juga secara ukuran, maka menghasilkan jumlah berkas dan dokumen fisik secara masif. Pada saat itu pun muncul teknologi baru yakni komputer yang menunjukkan kapabilitas yang masih dapat dieksplorasi sejauh apa teknologi baru tersebut digunakan. Maka pada saat itu, dimulaikan proses digitalisasi secara besar-besaran, dengan salah satu inisiatif pertamanya mendesain sebuah File Based Systems.

Merupakan sebuah desain pelopor sebelum database, File Based Systems merupakan sebuah solusi baru sebagai usaha untuk mengkomputerisasikan sistem pengarsipan manual yang terus mengulang dan membebankan ketika sebuah sistem perusahaan menjadi lebih besar dan lebih kompleks. Meskipun sebuah usaha komputerisasi, pendekatan tersebut berarti masing-masing unit atau divisi masih memiliki penyimpanannya masing-masing. Meski penyimpanan berkas sudah tidak lagi diperlukan secara fisik namun tersedia secara digital, berkas dari berbagai unit masih belum terintegrasi dan sehingga masih belum disatukan. Sebagai sebuah desain pendekatan pelopor, solusi tersebut memberikan bantuan yang cukup signifikan namun masih terdapat berbagai keterbatasan pada solusi tersebut.

Dengan desain tersebut, masing-masing unit memiliki penyimpanannya masing-masing, oleh karena itu data yang dimiliki tidak tentu dipadukan. Dokumen atau data yang dimiliki oleh divisi penjualan tidak tentu sama dengan data yang dimiliki oleh divisi pemasaran. Masing-masing memiliki data dari pelanggan seperti nomor klien, nama lengkap, alamat, email, dan nomor yang dapat dihubungi. Namun mungkin divisi penjualan akan ada informasi lebih seperti bank nasabah klien, nomor rekening klien, nilai dari pembayaran yang telah dilakukan, dan berapa lama kontrak yang telah dibuatkan. Ini dikarenakan masing-masing divisi memiliki keperluannya masing-masing, sehingga data yang diperlukan oleh suatu divisi mungkin saja lebih lengkap dari data yang dimiliki oleh divisi lainnya. Hal seperti ini bisa dibilang efisien karena hanya masing-masing unit memiliki data yang diperlukan, namun data lebih tersebut bisa menjadi informasi tambahan untuk divisi lainnya yang mungkin bisa membantu efektivitas operasional dari masing-masing divisi tersebut.

Selain itu, terdapat juga keterbatasan terkait dengan struktur data itu sendiri. Jika dibandingkan dengan zaman sekarang contohnya di Excel atau di Access, kita bisa langsung menggantikan format sebuah data dengan menggantikan setelannya. Namun dalam sistem File-Based tersebut, perlu didefinisikan terlebih dahulu data yang akan disimpan, misalnya membuat sebuah file khusus untuk menyimpan data teks dengan masing-masing data paling panjang 30 huruf. Namun setelah beberapa bulan menggunakan file tersebut, terdapat data baru yang memerlukan lebih dari 30 huruf. Oleh karena itu untuk mengganti setelan dari data, maka perlu dibuat file yang baru dengan maksimal 50 huruf, kemudian dipindahkan data dari file yang lama menuju file yang baru tersebut. Keperluan tersebut dikarenakan pada File-Based System, sebuah file perlu didefinisikan terlebih dahulu sebelum dipadukan dengan data, sehingga perlu dibuat yang baru dengan format yang baru.

Referensi:

  • Connolly, T. M., & Beg, C. E. (2015). Database systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Addison-Wesley.
  • Fishman, N., & Stryker, C. (2020). Smarter data science: Succeeding with Enterprise-Grade Data and AI Projects. John Wiley & Sons.
  • Gillenson, M. L. (2023). Fundamentals of Database Management Systems. John Wiley & Sons.