SAP S4/HANA: Material Management Module (Part 2)

Pada part sebelumnya, kita sudah membahas 2 langkah pertama pada proses procurement. Langkah-langkah berikutnya adalah sebagai berikut:

  1. Purchase Order
    Purchase Order adalah dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli yang berisi daftar barang atau jasa yang ingin dibeli dari pihak penjual. Purchase Order bisa dibuat dengan 2 cara, yaitu:
  1. Secara manual: dapat berdasarkan referensi dari Purchase Order lain, Purchase Requisition, RFQ / Quotation, maupun tanpa referensi.
  2. Secara otomatis

Purchase Order terdiri dari 3 bagian, yaitu:

  1. Header: berisi informasi-informasi umum terkait PO secara keseluruhan. Contoh: nama vendor, Terms of Payment, total PO, tanggal, mata uang
  2. Item Overview: berisi informasi terkait produk yang ingin dibeli. Contoh: material, jumlah barang, harga, tanggal pengiriman
  3. Line Item: berisi informasi seputar pembelian sebelumnya dan jadwal pengiriman
  4. Notify Vendor

Setelah pembuatan Purchase Order, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada vendor bahwa ada pemesanan barang. Notifikasi ini dapat dikirimkan dalam bentuk:

  • Printed
  • E-mail
  • EDI
  • Fax
  • XML
  1. Vendor Shipment
    Setelah vendor menerima notifikasi, vendor akan menyiapkan spesifikasi barang sesuai dengan Purchase Order yang telah dibuat oleh pelanggan. Kemudian, vendor akan mengirimkan barang ke pelanggan.
  1. Goods Receipt
    Goods receipt merupakan proses pergerakan barang dimana pembeli menerima barang masuk ke dalam gudang. Dalam proses goods receipt, biasa terdapat dokumen yang disebut Goods Receiving Notes (GRN). GRN ini merupakan dokumen yang membuktikan penerimaan barang oleh pembeli. Di dalam GRN biasanya akan dicantumkan perincian barang yang diterima, termasuk jumlah dan deskripsi barang. Apabila barang dikirim berdasarkan pesanan pembelian (Purchase Order), bagian Gudang dapat memastikan penerimaan barang dengan memasukkan nomor purchase order. Ketika ada penerimaan barang, maka akan dilakukan hal-hal berikut:
  • Pembuatan dokumen material
  • Pembuatan dokumen akuntansi
  • Update jumlah stok
  • Update nilai stok
  • Update purchase order
  • Menghasilkan output berupa GR slip
  1. Invoice Receipt

Pada tahap ini, akan dilakukan pembuatan invoice dan kredit memo. Selain itu, dilakukan juga pengecekan terhadap isi dan harga untuk memastikan kesesuaian dengan barang yang diterima. Ketika invoice disimpan, maka akan timbul liability (kewajiban) dari transaksi penerimaan barang sebelumnya ke vendor. Setelah dilakukan verifikasi, maka:

  • Purchase Order akan di-update
  • Material Master akan di-update
  • Dokumen akuntansi akan dibuat
  1. Payment to Vendor
  • Pembayaran kepada vendor dapat dilakukan secara manual maupun otomatis
  • Dalam transaksi pembayaran, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain:
  1. Metode pembayaran
  2. Nama Bank
  3. Barang yang harus dibayar
  4. Jumlah yang harus dibayar
  5. Mencetak bukti pembayaran
  • Proses pembayaran akan membuat dokumen akuntansi keuangan untuk mencatat transaksi yang dilakukan

Referensi:

  • Ang, S. M. (2022, November 29). Goods Receipt: Why is it Essential to Your Business. Retrieved from SafetyCulture: https://safetyculture.com/topics/goods-receipt/
  • Mekari Jurnal. (n.d.). Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, dan Contohnya. Retrieved from Jurnal Entrepreneur: https://www.jurnal.id/id/blog/apa-itu-arti-purchase-order-atau-po-artinya-adalah/
  • SAP. (2006). SAP01: SAP Fundamental Participant Handbook. Germany: SAP AG.
  • SAP. (2019). Material Management (MM). Magdeburg: SAP UCC.

Nathanael Angky, S.E., S.Kom.