SAP adalah salah satu produsen perangkat lunak terkemuka di dunia untuk mengelola proses bisnis, mengembangkan solusi yang memfasilitasi pemrosesan data dan arus informasi yang efektif di seluruh organisasi. Nama tersebut merupakan inisial dari Bahasa Jerman perusahaan: Systemanalyse Programmentwicklung, yang diterjemahkan menjadi Pengembangan Program Analisis Sistem. Saat ini nama perusahaan resmi perusahaan adalah SAP SE. SE merupakan singkatan dari Societas Europaea, sebuah perusahaan publik yang terdaftar sesuai dengan hukum perusahaan Uni Eropa.

Di dalam software SAP, terdapat beberapa modul yang masing-masing menunjang area bisnis yang ada dalam perusahaan. Salah satu modul yang ada di SAP S4/HANA adalah modul Material Management (MM). Modul MM ini mendukung siklus procurement, dari Purchase Requisition sampai Payment to Vendor. Berikut merupakan siklus procurement (Procure-To-Pay) di SAP S/4 HANA.

Siklus procurement dimulai dari:

  1. Purchase Requisition

Purchase Requisition merupakan dokumen internal yang dibuat oleh departemen pembelian sebagai permohonan permintaan barang / jasa tertentu pada waktu yang telah ditentukan.
Purchase Requisition bisa dibuat dengan 2 cara, yaitu:

  • Secara langsung (manual): user menentukan sendiri jenis barang, jumlah, dan waktunya.
  • Secara tidak langsung (otomatis): dapat berdasarkan MRP, Production Orders, Maintenance Orders, ataupun Sales Orders
  1. Vendor Selection

Departemen pembelian dapat memproses permintaan dengan memilih 1 dari beberapa cara untuk menentukan sumber supply yang sesuai, diantaranya:

  • Internal Sourcing Requirements
    Permintaan bahan dapat dipenuhi oleh internal perusahaan
  • Source List
    Berisi daftar untuk menentukan sarana yang diizinkan untuk pengadaan bahan untuk pabrik tertentu dalam jangka waktu tertentu.
  • Outlined Agreements
    Permintaan dapat dipenuhi melalui perjanjian pembelian jangka Panjang Perjanjian ini dapat dibagi menjadi 2 kategori, yaitu:
  1. Kontrak (Contracts)
  2. Perjanjian Penjadwalan (Scheduling Agreements)
  • RFQ (Request for Quotation)
    RFQ merupakan sebuah proses di mana perusahaan meminta pemasok dan kontraktor terpilih untuk mengajukan penawaran harga dan penawaran untuk kesempatan memenuhi tugas atau proyek tertentu. Di dalam permintaan ini kualitas, jumlah yang diperlukan, dan waktu yang diinginkan harus ditentukan secara jelas.

Setelah Purchase Requisition telah diberi sumber supply, permintaan tersebut dapat dirilis untuk diproses.

Langkah-langkah selanjutnya ada di part berikutnya ya.

Referensi:

  • SAP. (n.d.). About Us: SAP. Retrieved from SAP Web site: https://www.sap.com/sea/about/company/what-is-sap.html
  • SAP. (2019). Material Management (MM). Magdeburg: SAP UCC.
  • TEAM, T. I. (2022, May 20). RFP: What a Request for Proposal Is, Requirements, and a Sample. Retrieved from Investopedia: https://www.investopedia.com/terms/r/request-for-proposal.asp

Image Sources: Google Images