Dalam proses audit keuangan, klien perusahaan tidak hanya ada beberapa akun saja. Meskipun dengan jumlah akun yang sedikit, melaksanakan audit terhadap akun-akun tersebut tidak hanya memeriksa dokumen, dan masing-masing akun memiliki prosedur audit yang berbeda.

Akun seperti persediaan dan aset tetap, auditor memeriksa secara fisik dengan bantuan pihak yang dipercayakan pihak klien manajemen. Auditor akan memeriksa persediaan dan aset secara langsung dan referensi terhadap sumber dokumen jika terdapat selisih. Hal tersebut memungkinkan karena persediaan dan aset tetap secara langsung diurus oleh klien perusahaan. Beda halnya dengan akun-akun seperti kas di bank, piutang, dan hutang.

  1. Konfirmasi Eksternal
    Auditor menyiapkan konfirmasi eksternal kepada pihak-pihak tertentu yang telah dilalui proses sampling supaya auditor dapat mengetahui secara sekilas apabila saldo dari akun-akun tersebut perlu dilaksanakan penyelidikan atau pemeriksaan mendalami atau cukup prosedur biasanya saja. Hanya akun-akun yang melibatkan pihak ketiga diperlukan konfirmasi, dalam kasus ini diambil pihak bank, pelanggan, dan vendor.
  2. Jenis Konfirmasi Eksternal berdasarkan Pihak yang Dituju
    Mengenai pihak yang dituju, akan dibahas 3 jenis pada artikel ini. Terdapat konfirmasi yang ditujukan kepada pelanggan untuk akun piutang, konfirmasi yang ditujukan kepada vendor untuk akun hutang, dan konfirmasi yang ditujukan kepada bank untuk akun kas di bank. Untuk masing-masing konfirmasi memang ada yang proses konfirmasinya mirip, dan ada yang berbeda, namun supaya tidak keliru tetap akan dipisahkan menjadi 3 jenis sesuai yang telah disebutkan sebelumnya.

    • Konfirmasi ke Pelanggan
      Dalam konfirmasi eksternal yang ditujukan kepada pelanggan sebenarnya cukup sederhana. Dalam konfirmasi eksternal, diisikan oleh klien nama pihak yang dituju dengan alamatnya, dan saldo piutang & mata uang yang digunakan kepada pihak yang dituju yang diisikan oleh auditor berdasarkan rekapan terhadap data internal klien perusahaan. Dalam surat konfirmasi eksternal ditegaskan bahwa konfirmasi tersebut adalah merupakan salah satu proses untuk menentukan kebenaran atas pembukuan klien dan tahun buku yang diaudit supaya pihak ketiga tidak keliru. Di bawah itu berisikan juga alamat, nama, dan informasi kontak dari auditor yang bertanggung jawab atas klien tersebut, dikarenakan jika terdapat keperluan untuk mengirimkan balasan, maka balasan tersebut akan langsung dikirimkan ke auditor tersebut. Di bawah akan terdapat nama dari klien perusahaan yang diaudit dengan tanda tangan oleh pihak yang berwewenang. Tetap pada halaman yang sama dengan surat konfirmasi eksternal, terdapat bagian di mana pihak yang dituju dapat mengisi informasi sebagai balasan. Disediakan ruang untuk diisi pihak yang dituju mengenai selisih atau perbedaan jika ada, dan selain itu pihak yang dituju mengisikan tanggal diisikan bagan tersebut, nama dari pihak yang dituju (badan dan pihak yang berwewenang), jabatan dari individu yang mengisi surat konfirmasi, dan kemudian cap perusahaan sebagai validasi bahwa surat konfirmasi telah diisikan oleh pihak yang berwewenang. Pada bagian atas dari surat konfirmasi eksternal, terdapat kop surat dari klien yang diaudit, tanggal dibuat surat konfirmasi, dan nomor surat konfirmasi eksternal. Masing-masing KAP memiliki penomoran surat konfirmasi yang berbeda sesuai dengan keperluan auditor. Salah satu contohnya aaa/BB/CCC/D/20XX, di mana:

      • aaa merupakan nomor dari surat konfirmasi. Sebagai contoh jika disiapkan 10 surat konfirmasi, maka penomoran surat adalah 001 sampai 010.
      • BB merupakan akun yang dikonfirmasikan. Dalam kasus ini disiapkan surat konfirmasi untuk akun piutang, sehingga ditulis AR yakni Accounts Receivable. Sedangkan untuk hutang akan ditulis AP yakni Accounts Payable.
      • CCC merupakan singkatan atau inisial dari klien perusahaan yang diaudit. Sebagai contoh nama PT merupakan Jaya Makmur Sentosa, maka akan ditulis JMS.
      • D merupakan bulan dikirimkan surat konfirmasi dalam angka romawi. Jika surat konfirmasi disiapkan pada bulan Juli, maka akan dituliskan sebagai VII.
      • 20XX merupakan tahun dikirimkan surat konfirmasi, di mana dalam kasus ini merupakan 2022.

Menggunakan kasus yang di atas, maka contoh penomoran surat konfirmasi adalah 005/AR/JMS/VII/2022. Namun harus diingatkan bahwa penomoran surat konfirmasi dapat berbeda antar auditor, sesuai dengan keperluan. Untuk konfirmasi yang ditujukan kepada pelanggan, maka akun yang diaudit merupakan piutang. Selain demi keperluan audit, dengan mengirimkan surat konfirmasi eksternal juga dapat mengingatkan kepada pelanggan atau sebagai koreksi terhadap pembukuan pihak yang dituju apabila dari pihak tersebut terdapat kesalahan, mungkin terdapat transaksi yang dari pihak tersebut mengakui telah dibayar, sedangkan dari klien yang diaudit belum dibayar. Dari kasus tersebut, bisa menjadi red flag yang membimbing auditor untuk melaksanakan penyelidikan lebih mendalami terhadap transaksi yang terlibat.

    • Konfirmasi ke Vendor
      Untuk konfirmasi yang ditujukan kepada vendor, sebenarnya tidak jauh berbeda dari konfirmasi yang ditujukan kepada pelanggan. Perbedaan yang akan diakibatkan hanya judul dari surat konfirmasi, di mana judul yang dituliskan menjadi konfirmasi hutang, nomor surat ditulis menjadi AP, dan kata piutang digantikan menjadi hutang. Untuk konfirmasi hutang akan mirip dengan konfirmasi piutang dalam konteks temuan atau red flag yang ditemukan auditor. Faktor yang mungkin akan mempersulit untuk membandingkan saldo atau yang meningkatkan rentannya perbedaan antar pembukuan adalah sistem pembukuan. Jika mengenai piutang, pembukuan yang dipusatkan atau digunakan merupakan pembukuan klien perusahaan, sehingga auditor tidak perlu mengerti proses pembukuan lebih dari sekali. Sedangkan konfirmasi hutang, terdapat kemungkinan bahwa masing-masing pihak akan menggunakan pembukuan hutang yang berbeda, sehingga meningkatkan kerentanan terdapatnya selisih antar pembukuan.
    • Konfirmasi ke Bank
      Konfirmasi yang dikirimkan kepada bank sangat berbeda dibandingkan konfirmasi yang dikirimkan ke pelanggan dan vendor. Untuk konfirmasi yang ditujukan kepada bank, diisikan bank di mana klien perusahaan memiliki rekening, tanggal dibuat surat konfirmasi, KCP dan alamat yang diisikan oleh klien perusahaan. Seperti biasa, terdapat alamat & nama auditor yang bertanggung jawab, nama klien perusahaan dan tanda tangan dari pihak yang berwewenang.
      Yang membedakan konfirmasi bank dari konfirmasi terhadap pelanggan dan vendor, adalah saldo yang disajikan auditor kepada bank yang relevan. Auditor tidak menyajikan saldo menurut pembukuan klien perusahaan, melainkan diminta diisikan oleh bank mengenai saldo rekening, hutang dalam bentuk apa pun (jika ada), valuta asing, dan hal-hal lain yang relevan diisikan oleh bank di mana semua bagian dirincikan.

Tentu, meskipun semua merupakan surat konfirmasi, tetap harus dibedakan masing-masing, karena memiliki tujuan yang berbeda-beda. Secara prosedur juga mungkin berbeda sedikit banyaknya. Perbedaan dari masing-masing jenis konfirmasi harus diperhatikan supaya auditor tidak salah mengirimkan atau salah melaksanakan prosedur. Tidak hanya akan mempengaruhi proses pengumpulan bukti audit, namun terdapat kemungkinan akan berpengaruh pada reputasi dari auditor yang mewakili KAP, di mana pihak yang dituju akan ragu apabila auditor tersebut memang dapat diandalkan laporan auditnya atau apabila proses auditnya sudah sesuai dengan standar yang berlaku atau tidak.

Tidak Digunakan Referensi

Image Sources: Google Images