Pentingnya Human Resources Information System (HRIS) bagi Perusahaan (Part 1)
Apa itu HRIS?
Human Resource Management (HRM/HRIS) atau manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah salah satu bagian paling penting yang harus Anda perhatikan dalam perusahaan apapun. Tanpa pengelolaan SDM yang baik, perusahaan akan kesulitan untuk berkembang dan mencapai objektifnya. Mengelola SDM bukan hanya tentang memotivasi atau mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan dan memberikan hak mereka. Ada juga hal-hal lain yang perlu perusahaan kelola seperti rekrutmen dan pembayaran pajak, sehingga HRD (human resource department) membutuhkan penanganan yang intensif. Pengelolaan SDM yang dilakukan secara manual cukup merepotkan dan tidak efisien, sehingga banyak perusahaan yang memilih untuk beralih ke HRIS untuk mengotomatiskan manajemen SDM mereka.
Human Resources Information System atau HRIS adalah sistem berupa satu kesatuan tersendiri atau dapat tergabung dalam suatu sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning. Namun, setidaknya di dalam HRIS, manajer HR dapat mengelola dan mengakses informasi tentang kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, informasi terkait payroll hingga kebijakan dan prosedur perusahaan dengan fitur payroll software. Biasanya, sebuah HRIS juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat proses HRIS menjadi otomatis dan juga digital sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan. Human Resources Information System atau hris system adalah sebuah sistem yang lengkap. Karena itu biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management.
Manfaat Sistem HRIS dan Pentingnya bagi Perusahaan – Sumber daya manusia bisa dibilang adalah sumber daya yang paling menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Namun, karena banyak hal yang terkait dalam pengelolaan sumber daya manusia, seringkali dibutuhkan banyak pegawai personalia untuk melaksanakan tugas ini. Agar manajemen sumber daya manusia dapat lebih efisien, sekaligus juga dapat memberikan laporan yang komprehensif untuk pengambilan keputusan pimpinan, maka diperlukan suatu sistem informasi. Sistem informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia sering disebut dengan human resource information system (HRIS). HRIS System dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan, dengan adanya sistem ini perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan.
Untuk memahami apa itu HRIS, Anda perlu memahami apa itu HRM karena keduanya memiliki keterkaitan yang sangat erat. HRM adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam suatu organisasi untuk membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif. Terkenal sebagai departemen SDM, praktik ini dirancang untuk mengoptimalkan kinerja karyawan dalam mencapai objektivitas bisnis. HRIS (Human Resource Information System) atau yang juga dikenal sebagai HRMS (Human Resource Management Software) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi. Ini berarti termasuk penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan. Dengan HRIS, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa karyawan lihat, dan mana yang hanya boleh pihak manajemen akses. HRIS adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat terintegrasi dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.
Fungsi HRIS (HRM Software) bagi Perusahaan
HRIS atau HRM software telah menjadi salah satu perangkat lunak yang wajib perusahaan miliki, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang perangkat lunak berikan HRD ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Meningkatkan keamanan data karyawan à Data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data dapat diminimalisir.
- Memudahkan pendistribusian gaji à HRM software menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan, sebab sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
- Memonitor kinerja karyawan à Sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.
- Menghemat biaya operasional HRD à HRIS membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat sistem tangani secara otomatis.
- Menyederhanakan proses rekrutmen à Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat Anda tangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.
- Membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan à HRM software membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat perusahaan tinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. Manajemen dapat melakukan tindakan dengan lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.
Referensi
- Image (2021). Google Image Search.
- Anindita K. (2021. Pengertian & Fungsi HRM Software. BusinessTech Hashmicro.
- Talenta (2020). Sistem HRIS: Manfaat dan Pentingnya bagi Perusahaan. Insight Talenta. Jakarta.