Britannica mendefinisikannya sebagai seperangkat komponen yang terintegrasi dalam rangka mengumpulkan, menyimpan, dan melakukan pemrosesan data. Tujuan yang ingin dicapai dari sistem tersebut untuk menyediakan informasi, pengetahuan, serta produk digital. Dewasa ini, makin banyak perusahaan mengandalkan sistem demikian dalam manajemen operasionalnya. Misalnya, bagaimana sistem ini mempermudah aktivitas harian perusahaan, seperti memproses keuangan, mengelola urusan SDM, sampai menjangkau calon pelanggan lewat digital marketing dan membangun sistem penjualan online. Tanpa sistem seperti ini, Anda tidak akan mengenal eBay, Amazon, Alibaba, maupun Google. Pemerintah bahkan telah menerapkan sistem terintegrasi ini dalam melayani berbagai keperluan administrasi penduduk. Berkat sistem yang tertata dan terkoneksi satu sama lain, layanan pemerintahan bisa berlangsung efektif dan efisien sehingga warga pun merasa terbantu.

Integrasi sistem informasi merupakan suatu proses teknik menggabungkan berbagai komponen atau subsistem menjadi satu kesatuan sistem yang besar. Prosedur tersebut menghubungkan beberapa komponen terpisah yang kadang diproduksi vendor berbeda. Sistem terintegrasi juga menambah nilai suatu sistem dengan penyediaan fungsi baru. Sistem terintegrasi menjadi solusi tepat bagi perusahaan yang memiliki kesulitan dalam mengoperasikan beberapa subsistem terpisah. Anda pun tidak perlu menguras energi dan membuang waktu untuk memasukkan ulang data ke tiap sistem secara manual. Tentu ini menekan risiko terjadinya kesalahan-kesalahan kecil yang bisa berakibat fatal di kemudian hari.

Walaupun proses perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan saling terkait, namun aplikasi-aplikasi yang dibuat masih terpisah-pisah, berbasis desktop, terdapat proses yang berulang pada tiap aplikasi, dan terdapat redundansi data serta ketidaksamaan data serupa pada aplikasi yang berbeda. Sistematika penyusunan laporan keuangan yang bertingkat- tingkat menggunakan aplikasi yang terpisah-pisah menimbulkan masalah tersendiri dalam penggabungan data. Selain membutuhkan banyak proses dan sumber daya yang digunakan, melahirkan human error, juga membutuhkan waktu yang lama. Keadaan ini tidak mendukung terwujudnya laporan berkualitas.

Mengapa integrasi perusahaan perlu dilakukan?

Alasan pertama adalah untuk mempermudah optimalisasi sumber daya yang ada. Untuk mengelola kebutuhan sistem dalam perusahaan, tentunya membutuhkan resource yang besar. Baik dari segi waktu, tempat, alokasi dana, dll. Untuk mempermudah hal tersebut, maka sistem integrasi sangat dibutuhkan.

Sistem integrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem komputerisasi dan software aplikasi, baik secara fisik maupun secara fungsional. … Keuntungan dari integrasi sistem ini adalah membaiknya suatu arus informasi dalam sebuah organisasi. Integrasi sistem menjadi penting bagi perusahaan, karena ia mampu menjawab berbagai permasalahan umum yang sering terjadi di perusahaan. Antara lain: kesalahan akibat human error, duplikasi data yang mengakibatkan integritas dan validitas data sulit terjaga, dan sebagainya.

Alasan Pentingnya Sistem Integrasi

  1. Mempermudah Proses Optimalisasi Sumber Daya
    Alasan pertama adalah untuk mempermudah optimalisasi sumber daya yang ada. Untuk mengelola kebutuhan sistem dalam perusahaan, tentunya membutuhkan resource yang besar. Baik dari segi waktu, tempat, alokasi dana, dll. Untuk mempermudah hal tersebut, maka sistem integrasi sangat dibutuhkan. Optimalisasi disini memiliki banyak kriteria, misalnya saja dengan mengganti atau menambahkan beberapa fitur dan sistem penting untuk meningkatkan kinerja bisnis anda. Peran teknologi disini sangatlah penting untuk mempersingkat suatu pekerjaan supaya lebih efisien. Kemudian, anda juga dapat mengelola sumber daya manusia (SDM) dengan tepat. Pastikan, tugas yang diberikan kepada setiap individu memanglah cocok dan tepat untuk diberikan tanggung jawab. Dan terakhir, pastikan juga untuk selalu memonitoring pekerjaan dari tiap departemen dalam pengerjaan suatu proyek.
  2. Akses Data dapat Dilakukan secara Real Time
    Alasan yang kedua, akses data dapat dilihat dan di monitoring secara real time atau langsung. Jadi, anda tidak perlu menunggu informasi terlalu lama dan mengecek berulang – ulang beberapa data. Pada era digitalisasi saat ini, anda harus bijak untuk memanfaatkan berbagai teknologi untuk menunjang karir anda. Misalnya saja, anda dapat mulai membuat sebuah data center (pusat data). Fungsinya disini untuk menampung banyak informasi yang tersimpan dalam basis data. Sehingga, anda dapat mengelola segala macam bentuk data dengan rapi, mudah, dan cepat. Anda juga tidak perlu untuk menggunakan banyak dokumen (paperless). Disisi lain, juga dapat menghemat pengeluaran dan dapat digunakan untuk kepentingan yang lainnya.
  3. Memudahkan dalam Pengambilan Keputusan
    Alasan yang ketiga adalah dapat memudahkan proses pengambilan sebuah keputusan. Jika anda menjadi seorang pemimpin, maka hal terpenting yang harus dimiliki adalah jiwa kepemimpinan (leadership). Setiap pemimpin tentunya harus mempunyai visi misi yang jelas untuk mengambil keputusan demi meningkatkan kualitas bisnis yang dijalankan.  Dengan menggunakan sistem integrasi yang tepat, maka pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan tepat. Misalnya saja, anda memiliki startup yang bergerak di bidang web development, langkah pertama yang harus dilakukan pastinya adalah anda memiliki komitmen dan sumber daya untuk mendukung terciptanya startup yang baik. Selanjutnya, anda mulai menentukan service atau layanan apa yang akan anda berikan kepada customer. Anda dapat melakukan riset melalui banyak cara, salah satunya dengan memanfaatkan akses internet. Pastikan anda mengetahui kompetitor dan kebutuhan dari user mengenai pengembangan website. Selanjutnya, anda mulai merekrut beberapa orang yang ahli dalam masing – masing bidang pengembangan aplikasi. Mengambil keputusan untuk mengembangkan bisnis anda sangatlah penting untuk meningkatkan semangat dari setiap orang dalam perusahaan tersebut.
  4. Mempercepat Proses Komunikasi antar Departemen
    Di era digital saat ini, sangat membutuhkan komunikasi yang cepat. Dengan menerapkan integrasi sistem dengan benar, maka dapat menghubungkan antar departemen dengan lebih efektif dan mudah. Komunikasi antar tim sangat dibutuhkan untuk mendapatkan suatu kesamaan persepsi untuk menghasilkan produk yang terbaik. Jika tidak ada komunikasi antara tiap orang, maka tidak mungkin menghasilkan sebuah produk yang berkualitas. Dalam hal ini proses integrasi sistem sangat diperlukan untuk kelancaran dalam pengembangan produk.
  5. Proses Manajemen Waktu Dilakukan dengan Terstruktur
    Manajemen waktu dapat dijalankan dengan lebih terstruktur dengan menggunakan sistem integrasi. Dengan adanya banyak sekali sistem informasi yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, sudah barang tentu memiliki integrasi sistem yang baik untuk mengatur waktu pengerjaan produk dengan efektif. Biasanya, beberapa customer memberikan penilaian mengenai waktu pengerjaan proyek. Jika, dirasa perusahaan tersebut tepat waktu dalam merancang produk, maka customer akan memberikan apresiasi yang baik kepada perusahaan tersebut. Begitu pula sebaliknya, jika proses pengerjaan lebih dari batas waktu yang telah ditentukan, maka dapat mengurangi kepercayaan customer pada bisnis tersebut.
  6. Meningkatkan Kerja Sama antar Tim
    Pentingnya kerja sama merupakan sebuah kewajiban apabila anda mendirikan perusahaan atau memimpin organisasi. Koordinasi antar tim harus diperhatikan dan dijaga dengan baik. Misalnya saja dalam dunia TI khususnya bidang developer, sudah barang tentu mengenal istilah SDLC. Untuk mengerjakan sebuah aplikasi, maka dapat dikerjakan dengan membentuk berbagai tim dan SDLC dapat mempermudah proses tersebut. Adanya siklus dalam pengembangan sistem dapat meningkatkan team work serta komunikasi dalam pengembangan perangkat lunak. Pada dasarnya, manusia adalah makhluk sosial yang tidak bisa hidup sendiri dan selalu membutuhkan bantuan dari orang lain. Oleh karena itu, jika anda dapat mengintegrasikan sistem dengan baik maka setiap permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.
  7. Meningkatkan Kualitas dari Integrasi Proyek
    Alasan yang terakhir adalah dapat meningkatkan kualitas dari integrasi proyek. Di dalam dunia industri, kita pasti dituntut untuk memberikan kinerja yang maksimal dengan harapan memberikan outcome yang baik dalam perusahaan yang anda bekerja di dalamnya. Begitu pula dengan proyek, proses pengerjaan tidak boleh dilakukan dengan asal – asal saja. Perlu adanya diskusi lebih lanjut antar setiap bagian dari perusahaan maupun organisasi. Perusahaan tidak dinilai dari seberapa banyak proyek yang telah dikerjakan, akan tetapi lebih mengarah pada seberapa berkualitaskah proyek yang telah dikerjakan. Jadi, alangkah baiknya jika perusahaan tersebut memperhatikan kuantitas dan kualitas proyek yang dijalankan untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan tersebut.

Kualitas Laporan Keuangan yang Harus Dicapai

Laporan keuangan yang berkualitas harus memiliki karakteristik sebagai berikut:

  1. Relevan
    Relevan artinya dapat mendukung pengambilan keputusan. Laporan dikatakan relevan jika memiliki nilai feedback (dapat digunakan untuk mengoreksi kejadian masa lalu), prediktif (dapat digunakan untuk memperkirakan kejadian masa mendatang), tepat waktu (ada pada saat dibutuhkan), dan lengkap (semua informasi yang berkaitan disajikan sehingga mengurangi salah persepsi).
  1. Handal
    Laporan disampaikan secara jujur, dapat diverifikasi, dan netral (ditujukan kepada semua pihak yang berkepentingan, tidak membela satu pihak tertentu).
  1. Dapat dibandingkan
    Perbandingan dapat dilakukan antar laporan sejenis (internal) atau antar entitas sejenis (eksternal).
  1. Dapat dipahami
    Laporan disajikan sesuai dengan batas pengetahuan pengguna yang diasumsikan telah memiliki pengetahuan yang cukup atas kegiatan keuangan pada entitas tersebut.

Integrasi Sistem, Sebuah Solusi

Tantangan untuk mencapai kualitas laporan seperti di atas dengan aplikasi yang tersebar sangat berat. Sejak aplikasi berbasis desktop diterapkan pada tahun 2004, opini yang diberikan oleh Badan Pemeriksa Keuangan masih berupa “wajar dengan pengecualian”. Opini tersebut menunjukkan adanya kualitas yang belum dicapai, salah satunya adalah tidak lengkap, terutama pada unsure asset tetap Mengkonsolidasikan laporan dari sekian ribu instansi memang tidak mudah. Sudah saatnya pemerintah membuat sistem yang terintegrasi untuk menyusun laporan keuangannya.

Integrasi Sistem Informasi sering disebut Enterprise Information System, yaitu sebuah platform teknologi yang memungkinkan organisasi mengintegrasikan dan mengkoordinasikan proses bisnis yang mereka miliki. Integrasi sistem akan secara radikal mengurangi biaya, waktu, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menciptakan hasil dan secara bersamaan meningkatkan kualitas, keandalan, dan keterjangkauan. Sedangkan Sandoe (2001) mengatakan bahwa integrasi Sistem Informasi bertujuan menggabungkan Sistem Informasi yang tadinya terpisah dengan tujuan sebuah sumber daya informasi yang lebih komplit dan menyeluruh bagi sebuah organisasi.

Menjalankan dan memelihara sebuah sistem tentu lebih efisien,efektif, dan mudah. Bentuk-bentuk efisiensi dan efektifitas itu antara lain:

  • Menghilangkan proses-proses yang berulang,
  • Meminimalkan kebutuhan sumberdaya, baik hardware, software, waktu, maupun manusia,
  • Menekan biaya pembangunan sistem karena dapat menggunakan teknologi gratis atau mengurangi jumlah lisensi yang harus dibayar,
  • Mengurangi kegiatan pemeliharaan aplikasi karena tidak lagi terpisah-pisah,
  • Menghilangkan redundansi data,
  • Menciptakan proses yang standar,
  • Konsolidasi data secara realtime.

Pilihan teknologi yang tersedia cukup banyak, baik yang gratis maupun yang berbayar, baik dengan membangun sendiri maupun kustomisasi paket sistem. Dari jenis database ada PostgreSQL, MySQL Server, Java DB, SQL Server, Oracle, dan lain-lain. Sedangkan untuk membangun aplikasinya dapat memilih PHP, ASP, Java, VB.net, atau lainnya. Adapun jika menginginkan kustomisasi paket, yang terkenal adalah Oracle Finance dan SAP. Dukungan untuk menciptakan sistem terintegrasi juga datang dari teknologi internet. Konsolidasi data secara realtime sebagai salah satu cara agar laporan dapat tersaji tepat waktu, sangat mungkin dilakukan dengan membuat aplikasi berbasis web. Kemudahan umum yang diberikan oleh internet adalah dapat mengakses sistem di mana saja dan kapan saja. Hal ini sebagaimana yang dikatakan oleh Silius dan Tevakari (2010), bahwa aplikasi berbasis web akan meningkatkan kegunaan, kemampuan, nilai tambah atas proses dan pengembangannya, efisiensi, aksesibilitas, dan kualitas informasi yang dihasilkannya.

Referensi:

  • Image, 2021. Google Image. SIstem Informasi Manajemen Terintegrasi
  • Nasrun A, Hendra R.A, Priandi M. 2012. Sistem Informasi Akuntansi. Jurnal Teknik ITS, Vol. 1. ISSN: 2301-9271.
  • Adani M. R. 2020. Sistem Integrasi dalam Sebuah Perusahaan. Sekawan Media. Jakarta.
  • Romadhon R. 2021. Manfaat Integrasi Sistem Informasi Dalam Perusahaan. Software Media. Jakarta.