Perencanaan merupakan hal yang paling mendasari untuk menentukan langkah performa kedepan, selain mencapai tujuan sesuai dengan visi misi perusahaan, juga menjamin keberadaan seluruh pemangku kepentingan. Enterprise Resource Planning (ERP) atau dikenal sebagai Perencanaan Sumber Daya Perusahaan merupakan sebuah struktur sistem informasi terintegrasi yang membantu proses penyajian informasi dalam setiap functional seperti penjualan, produksi, akuntansi, dan keuangan yang dikomunikasikan kepada seluruh pihak pemangku kepentingan. Proses ERP merupakan sebuah model bisnis baru untuk membantu alur proses informasi yang dihasilkan sebagai landasan bagi pemimpin dalam mengambil keputusan.

ERP pertama kali diciptakan pada tahun 1990an sebagai sistem terintegrasi yang dapat membantu jalannya alur informasi secara efektif dari setiap bidang secara terpisah pada area perusahaan agar lebih mudah dikomunikasikan dan diakses. Untuk dapat menerapkan sistem ERP, perusahaan perlu mempertimbangkan dari berbagai sisi dimulai dari penggunaan biaya yang mahal, proses implementasi yang membutuhkan waktu, dan dukungan dari seluruh pihak baik internal ataupun eksternal perusahaan. ERP memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan, yaitu:

  1. Meningkatkan Strategi dan Proses Manajemen Informasi:
    Melalui penggunaan ERP dapat membantu pemimpin perusahaan dalam membangun rencana baru yang strategis untuk mengoptimalkan seluruh sumber daya yang terdapat dalam perusahaan. Penerapan strategi yang matang dapat meningkatkan nilai yang dihasilkan untuk menjamin kepercayaan terhadap seluruh pihak pemangku kepentingan.
  2. Meningkatkan Kegiatan Operasional dengan Efektif dan Efisien:
    ERP dapat membantu mengalokasikan sesuai dengan letak yang sesuai untuk menghindari terjadinya penggunaan biaya yang berlebih dan mengetahui informasi secara real-time terkait dengan pemenuhan kebutuhan melalui produktivitas yang dijalankan.
  3. Meningkatkan Integrasi Bisnis dan Akurasi Data:
    Perusahaan dapat mengetahui perubahan pada setiap bagian dalam masing-masing department karena adanya pembaharuan dalam sistem secara real-time. Selain itu, sistem ERP dapat membantu mengurangi terjadinya duplikasi data atau pencurian yang disebabkan oleh user.
  4. Meningkatkan Pembentukan SOP (Standar Operasional Perusahaan):
    SOP yang baik dapat mendorong tenaga kerja untuk menyelesaikan pekerjaan secara maksimal seturut dengan tujuan perusahaan.

Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi telah mengubah seluruh aspek dan indikator yang terdapat dalam perusahaan, khususnya bagaimana kegiatan operasional internal perusahaan dapat berlangsung untuk mencapai tujuan perusahaan dengan maksimal. Salah satu teknologi yang telah mempengaruhi laju proses yang berjalan dalam perusahaan adalah cloud computing, dimana terdapat beberapa jenis yang dapat diimplementasikan pada ERP, yaitu:

Indicators ERP On-premises Cloud-based ERP
System design Sistem diprogram secara lokal di perangkat atau server perusahaan internal Cloud di hosting melalui server vendor dapat diakses secara publik
Cost budget Membutuhkan biaya yang lebih besar sebagai dana investasi jangka panjang Biaya yang relatif lebih murah berdasarkan kontrak dengan vendor penyedia layanan.
Data Security Tingkat keamanan data yang tinggi karena hanya dapat digunakan oleh user yang memiliki akses ke komputer atau server perusahaan Data keamanan yang ketat dan memiliki cadangan pemulihan data. Tetapi, karena bersifat public dapat mengundang kemungkinan kebocoran data lebih tinggi.
Maintenance System Dikelola oleh IT internal dan perlu pengevaluasian secara luas pada masing-masing department dimana sistem itu berjalan. Semua pemeliharaan infrakstruktur IT dilakukan oleh vendor Cloud.
Program Customizing IT internal perusahaan harus terus melakukan pembaruan secara berkala dan meminta persetujuan dari pemimpin Semua fitur-fitur selalu mengalami pembaruan secara rutin, sebagai peningkatan berkelanjutan sistem Cloud.
Server IT harus mampu memperoleh hardware dan software yang memadai, dimana karyawan hanya dapat menyelesaikan pekerjaan didalam kantor. Bila dari luar kantor, perlu terhubung dengan jaringan VPN untuk menerima akses. Dapat dikerjakan darimana saja dan kapan saja tanpa terikat dengan perangkat dan server manapun selama terhubung dengan jaringan.
Network Intranet (bila melakukan akses dari luar menggunakan Virtual Private Network atau VPN) Internet (data dapat diakses secara publik dan terbuka)
Software Implementation Bersifat jangka panjang Lebih efisien sesuai vendor
Upgrade System Bersifat tahunan (periode) Lebih sering mengalami pembaruan sistem.

Sumber: Saa et al., 2017

REFERENSI:

  • Saa, P., Costales, A. C., Moscoso-Zea, O., & Lujan-Mora, S. (2017). Moving ERP Systems to the Cloud – Data Security Issues. Journal of Information Systems Engineering & Management. https://doi.org/10.20897/jisem.201721