Shipping

Merupakan aktivitas dasar kedua dalam revenue cycle adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan. Proses ini terdiri dari dua langkah: (1) mengambil dan mengemas pesanan dan (2) mengirimkan pesanan. The warehouse and shipping departments masing-masing melakukan aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut mencakup penyimpanan inventory dan, melapor pada vice president of manufacturing.

Pick and Pack the Order

Langkah pertama dalam memenuhi pesanan pelanggan meliputi memindahkan item yang tepat dari inventory dan mengemasnya untuk dikirim.

Tiket pengambilan (picking ticket) yang dihasilkan oleh proses entri pesanan penjualan memicu proses pengambilan dan pengemasan. Warehouse workers menggunakan picking ticket untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, yang akan dihapus dari inventory. Warehouse workers mencatat jumlah setiap barang yang benar-benar diambil, baik di picking tickets itu sendiri (jika dokumen kertas digunakan) atau dengan memasukkan data ke dalam sistem (jika formulir elektronik digunakan). Persediaan tersebut kemudian ditransfer ke shipping department.

Gambar – Level 1 Data Flow Diagram: Shipping (annotated to include threats)

Threats and Controls

Salah satu potensi masalah adalah risiko mengambil barang yang salah atau dalam jumlah yang salah. Teknologi pergudangan otomatis dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan tersebut. Bar-code and RFID scanners, khususnya, secara virtual menghilangkan kesalahan saat digunakan oleh sistem untuk secara otomatis membandingkan barang dan jumlah yang diambil oleh pekerja gudang dengan informasi tentang pesanan penjualan.

Ancaman lain melibatkan pencurian inventaris. Kerugian pencurian bisa sangat besar, dan pelakunya bisa orang luar atau karyawan. Pencurian juga membuat catatan inventaris tidak akurat, yang dapat menimbulkan masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan.

Ship the Order

Setelah the merchandise telah dikeluarkan dari warehouse, merchandise dikirimkan ke customer.

Process

Shipping department harus membandingkan jumlah fisik persediaan dengan jumlah yang tertera pada picking ticket dan dengan jumlah yang tertera pada sales order. Perbedaan bisa muncul karena barang tidak disimpan di lokasi yang tertera pada picking ticket atau karena catatan persediaan perpetual tidak akurat. Dalam kasus seperti itu, shipping department  perlu memulai pemesanan kembali barang yang hilang dan memasukkan jumlah yang benar yang dikirimkan pada packing slip.

Setelah shipping clerk menghitung barang yang dikirim dari warehouse, nomor pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah dimasukkan menggunakan terminal online. Proses ini memperbarui quantity-on-hand field pada inventory master file. Ini juga menghasilkan packing slip dan banyak salinan bill of lading. The packing slip mencantumkan jumlah dan deskripsi setiap barang yang termasuk dalam pengiriman. Bill of lading adalah kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung jawab atas barang dalam perjalanan. Ini mengidentifikasi pengangkut (carrier), sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman khusus, dan ini menunjukkan siapa (pelanggan atau vendor) yang harus membayar pengangkut. Salinan bill of lading dan packing slip menyertai pengiriman. Jika pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan bill of lading ini dapat berfungsi sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada carrier. Dalam kasus lain, tagihan pengiriman merupakan dokumen yang terpisah.

Threats and Controls

Dua potensi masalah dalam ship the order adalah pencurian dan kesalahan pengiriman. Rekonsiliasi reguler informasi tentang pengiriman dengan pesanan penjualan memungkinkan untuk deteksi keterlambatan atau kegagalan pengiriman barang ke pelanggan secara tepat waktu.

Selain itu, sistem RFID dapat memberikan informasi waktu nyata tentang status pengiriman dan dengan demikian memberikan informasi tambahan tentang kemungkinan penundaan. Jika penjual mengetahui bahwa pengiriman akan terlambat, pemberitahuan segera dapat membantu pelanggan merevisi rencananya sesuai dengan itu. Biaya untuk memberikan pemberitahuan semacam itu minimal, terutama jika dilakukan melalui email atau IM, dan kemungkinan besar akan meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan secara signifikan.

HHM