Sales Order Entry

Revenue cycle dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan. The sales Departemens biasanya melakukan proses sales order entry. Ada tiga langkah dalam proses ini:

  1. Menerima pesanan pelanggan ( taking the customer’s order)
  2. Memeriksa (checking) dan menyetujui (approving) kredit pelanggan, dan
  3. Memeriksa (checking) ketersediaan inventory.

Taking Customer Orders

Saat ini, sebagian besar organisasi menggunakan sales order documents. Ini biasanya berupa bentuk elektronik yang ditampilkan di layar monitor komputer. The Sales order berisi informasi tentang nomor item, jumlah, harga, dan syarat penjualan lainnya.

Process

Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh karyawan. Semakin banyak organisasi berusaha memanfaatkan TI agar pelanggan melakukan lebih banyak entri data sendiri. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan meminta pelanggan melengkapi formulir di situs Web perusahaan. Cara lainnya adalah pelanggan menggunakan Electronic data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan sales order perusahaan. Ini meningkatkan efisiensi dan cut cost.

Disamping itu, Websites juga memberikan peluang untuk meningkatkan penjualan. Dimungkinkan untuk menggunakan history information untuk membuat marketing messages yang disesuaikan dengan pelanggan perorangan. Manfaat teknik lainnya melibatkan penggunaan sistem entri sales order interaktif yang memungkinkan pelanggan menyesuaikan produk untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Threats and Controls

Ancaman mendasar selama entri sales order adalah bahwa data penting terkait pesanan akan hilang atau tidak akurat.Ini tidak hanya menciptakan inefisiensi, tetapi juga dapat berdampak negatif pada persepsi pelanggan dan mempengaruhi penjualan di masa mendatang.

Ancaman kedua adalah menyangkut legitimasi pesanan. Jika sebuah perusahaan mengirimkan barang dagangan ke pelanggan dan pelanggan kemudian menyangkal telah melakukan pemesanan, ada potensi kehilangan aset.

Credit Approval

Ancaman revenue cycle lainnya adalah kemungkinan penjualan nantinya berakhir menjadi tidak tertagih. Diperlukan otorisasi yang tepat untuk setiap penjualan kredit guna mengurangi ancaman ini. Batas kredit adalah account balance maksimum yang diizinkan yang diharapkan oleh pihak manajemen memungkinkan pelanggan berdasarkan past credit history dan kemampuan membayar pelanggan tersebut.

Pemantauan yang cermat atas piutang dagang sangat penting, karena beberapa pelanggan akan dan bahkan tidak melunasi kreditnya. Laporan yang berguna untuk melakukan tugas ini adalah laporan umur piutang (an account receivable aging report), yang mencantumkan saldo akun pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang yang sudah lewat. Informasi yang diberikan oleh laporan tersebut berguna untuk memproyeksikan waktu arus kas masuk di masa depan terkait dengan penjualan, memutuskan apakah akan meningkatkan batas untuk pelanggan tertentu, dan untuk memperkirakan kredit macet (bad debts).

Checking Inventory Availability

Selain memeriksa kredit pelanggan, staf penjualan juga perlu menentukan apakah inventory yang tersedia cukup untuk memenuhi pesanan, sehingga pelanggan dapat diberi tahu tentang perkiraan tanggal pengiriman. Jika persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan, maka harus dibuat back order untuk barang-barang tersebut.

Process

Setelah ketersediaan inventory ditentukan, sistem kemudian men-generates tiket pengambilan (picking tickets) yang mencantumkan item dan jumlah setiap item yang dipesan pelanggan. Tiket pengambilan mengotorisasi fungsi kontrol inventory untuk me-release barang dagangan ke departemen pengiriman. Saat ini picking tickets sering kali berupa formulir elektronik yang dapat ditampilkan pada perangkat genggam portabel atau pada monitor yang terpasang pada forklift.

(Picking ticket: daftar yang digunakan untuk mengumpulkan barang yang akan dikirim dari toko atau gudang.)

Threats and Controls

Catatan inventory yang akurat penting untuk mencegah stock out dan excess inventory. Stock out dapat mengakibatkan hilangnya penjualan jika pelanggan tidak mau menunggu dan malah membeli dari sumber lain. Excess inventory meningkatkan carrying cost dan bahkan mungkin memerlukan penurunan harga yang signifikan yang mengurangi profitabilitas. 

Responding to Customer Inquiries

Customer service sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan special software packages, yang disebut customer relationship management (CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur informasi rinci tentang pelanggan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan lebih personal. Sistem CRM juga membantu men-generate additional sales.

Customer Relationship Management (CRM) systems – merupakan perangkat lunak yang mengatur informasi tentang pelanggan dengan cara yang memfasilitasi layanan yang efisien dan dipersonalisasi.

HHM

Reference:

Romney and Steinbart. 2015. Accounting information System, 13th ed. Pearson Education Inc.