Billing merupakan aktivitas ke 3 dari revenue cycle. Aktiviti ini terkait dengan faktur dan updating account receivable.

Invoicing

Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang yang dikirim sangatlah penting. Aktivitas faktur hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan merangkum informasi dari the sales order entry and shipping activities.

Process

Sales invoice merupakan basic document pada proses penagihan (billing process). Faktur ini menginformasikan kepada pelanggan tentang jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirim pembayaran. Sistem akuntansi yang dirancang dengan baik dapat sepenuhnya menghilangkan kebutuhan untuk membuat dan menyimpan faktur, setidaknya dengan pelanggan yang memiliki sistem yang canggih.

Threats and Controls

Salah satu ancaman yang terkait dengan proses faktur adalah kegagalan untuk menagih pelanggan (failure to bill customer), yang mengakibatkan hilangnya aset dan kekeliruan data tentang sales, inventory, dan account receivable. Pemisahan the shipping and billing functions merupakan kontrol penting untuk mengurangi risiko yang terjadi secara sengaja.

Ancaman potensial lainnya adalah kesalahan penagihan (Billing error). Overbilling (Meninggikan tagihan dari rekanan) dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan, dan under billing (tidak memperoleh sepenuhnya dari yang disepakati) mengakibatkan hilangnya aset. Kesalahan penetapan harga (pricing mistakes) dapat dihindari dengan meminta sistem mengambil data yang sesuai dari pricing master file dan dengan membatasi kemampuan karyawan untuk membuat perubahan pada data tersebut.

Maintain Accounts Receivable

Fungsi account receivable, yang melapor ke controller, dan melakukan dua tugas dasar yaitu Account receivable menggunakan informasi sales invoice untuk mendebit akun pelanggan dan kemudian mengkredit akun tersebut saat pembayaran diterima.

Process

Dua cara memelihara account receivable adalah open-invoice method, dan the balance forward method. Perbedaan pada kedua metode berbeda itu dalam hal kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut diterapkan untuk update the account receivable master file.

Menurut open invoice method, perusahaan akan membuat beberapa tagihan sesuai transaksi yang dilakukan. Sebagai contoh perusahaan akan membuat tagihan pembuatan website dan tagihan maintenance website pada invoice atau tagihan yang berbeda. Kemudian pada saat menerima pembayaran dari pelanggan maka pembayaran akan diterapkan sesuai invoice yang telah dikeluarkan.

Menurut the balance forward method, pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah yang ditampilkan pada monthly statement, bukan berdasarkan faktur individual. Monthly statement mencantumkan semua transaksi yang terjadi selama sebulan terakhir dan menginformasikan account balance pelanggan saat ini.

Pada balance forward invoice ini maka semua tagihan dan pembayaran dari pelanggan akan dijadikan satu dan menghasilkan satu balance. Tagihan-tagihan akan dijumlahkan, kemudian pada saat pelanggan melakukan pembayaran maka akan diterapkan pada jumlah seluruh tagihan tersebut. Jadi pada saat terjadi tagihan maka akan menambah balance tagihan, pada saat pelanggan melakukan pembayaran maka akan mengurangi balance tagihan.

Metode open invoice dilakukan oleh perusahaan-perusahaan kecil dan menengah di mana jumlah pelanggan maupun transaksi bisa diperiksa secara manual. Di sini perusahaan-perusahaan yang menggunakan metode invoice ini tetap menggunakan aplikasi sistem informasi akuntansi, tetapi setiap pembayaran dari pelanggan diposting ke setiap invoice pelanggan secara manual. Open invoice ini cocok untuk penagihan antar perusahaan di mana jumlah tagihan tidak banyak tetapi nilai nominal rupiahnya besar.

Menurut cycle billing, monthly statement disiapkan untuk sekumpulan pelanggan pada waktu yang berbeda. Cycle billing menghasilkan aliran pengumpulan kas yang lebih seragam sepanjang bulan dan mengurangi waktu yang didedikasikan sistem komputer untuk mencetak laporan bulanan.

Untuk mengkredit customer’s account atas barang yang dikembalikan, credit manager harus memperoleh informasi dari receiving dock bahwa barang tersebut benar-benar dikembalikan dan ditempatkan kembali dalam inventory. Setelah pemberitahuan dari receiving department bahwa barang telah dikembalikan, credit manager mengeluarkan credit memo. Memo ini mengotorisasi pengkreditan the customer;s account.

Threats and Controls

Kesalahan dalam memelihara customer accounts dapat menyebabkan hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga dapat mengindikasikan kemungkinan pencurian cash. Pemeriksaan edit entri data dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam memelihara customer accounts..

Ancaman lain adalah bahwa seorang karyawan dapat mengeluarkan credit memo untuk menghapus account balance rekan rekannya atau untuk menutupi pencurian cash atau inventory. Memisahkan orang-orang yang menawan (cuties) dapat mengurangi risiko ancaman ini. Untuk mencegah karyawan melakukan penjualan kepada rekan-rekannya dan  kemudian dihapuskan.

HHM

Reference:

Romney and Steinbart. 2015. Accounting information System, 13th ed. Pearson Education Inc.