Oleh: Jonathan Tanuwijaya

Membuat dan menggunakan anggaran adalah komponen kunci dalam mendorong masa depan keuangan organisasi Anda. Namun ada banyak pertanyaan. Untuk beberapa, pertanyaan terbesar mungkin adalah, “Bagaimana kita memulai?” Atau jika Anda sudah menggunakan anggaran, “Bagaimana kami dapat membuat anggaran kami lebih baik?”

Daftar 5 tips teratas ini menawarkan panduan mengenai pengolahan anggaran. Meskipun 5 tips berikut belum tentu berhasil untuk organisasi Anda, hanya dengan mengadopsi beberapa saran, Anda dapat menjadikan anggaran organisasi Anda alat yang lebih efektif.

1: Pahami Apa Sebenarnya Anggaran

Anggaran tidak dimaksudkan untuk mengelola setiap sen yang dikeluarkan. Ini hanyalah panduan untuk membantu Anda membuat keputusan pengeluaran yang lebih baik. Anggaran juga bisa menjadi alat pembuka mata yang mengidentifikasi area untuk perbaikan.

Saat membuat anggaran, penting untuk menjaga pola pikir yang benar. Simpan sikap negatif tentang penganggaran sejak awal, dan peluang untuk menciptakan anggaran yang baik pasti akan berkurang secara signifikan. Sebaliknya, pertimbangkan pembuatan anggaran sebagai langkah positif untuk menciptakan alat bisnis yang bermanfaat, bukan rintangan.

Anda juga dapat bereksperimen dengan berbagai jenis anggaran. Penganggaran berbasis akrual untuk memperkirakan laba bersih mungkin bermanfaat bagi beberapa perusahaan, sementara perusahaan lain mungkin ingin fokus pada penganggaran untuk arus kas. Beberapa organisasi mungkin sebenarnya ingin memiliki dua anggaran untuk melacak kedua ukuran kinerja keuangan utama ini. Apa pun itu, setiap orang di organisasi Anda harus memiliki pandangan yang sama dalam hal tujuan anggaran Anda.

2: Kenali Organisasi Anda

Penting untuk memahami risiko organisasi Anda dan industri tempat bisnis Anda beroperasi. Misalnya, jika Anda beroperasi di industri yang secara signifikan bersifat musiman, anggaran tahunan mungkin perlu dipecah menjadi pendekatan triwulanan, atau bahkan bulanan.

Selain itu, Anda harus waspada terhadap perubahan regulasi yang tertunda. Misalnya, apakah Anda sudah mempertimbangkan dampak perubahan terbaru dalam peraturan lembur FLSA terhadap organisasi Anda? Perubahan apa yang datang terkait dengan perawatan kesehatan? Ini adalah jenis faktor yang perlu Anda pahami sebelum menyelami pembuatan anggaran Anda.

Anda juga harus membandingkan organisasi Anda dengan standar industri. Ada alat dan sumber daya yang dapat disediakan oleh CPA Anda yang dapat membantu upaya perbandingan industri. Jelas sekali, organisasi Anda tidak persis seperti organisasi lain di industri Anda. Namun, jika Anda dapat mengidentifikasi area di mana hasil Anda sangat bervariasi (dan alasan variasi tersebut), Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik karena hal tersebut berkaitan dengan pengeluaran Anda.

Secara keseluruhan, ada baiknya untuk mengidentifikasi ancaman yang paling substansial terhadap produktivitas dalam organisasi Anda dan dampak finansial dari ancaman tersebut.

3: Membangun Tim Penganggaran yang Tepat

“Jika Anda membangunnya, itu akan bersatu.” Oke, bukan kalimat yang sama yang didengar oleh karakter Kevin Costner di Field of Dreams, tetapi sangat penting dalam membangun tim yang tepat untuk membuat anggaran. Anggaran tidak boleh dibuat oleh satu orang. Jika kelompok karyawan tertentu akan dimintai pertanggungjawaban atas anggaran, maka mereka harus memiliki pengaruh pada pembuatan anggaran.

Meskipun kami biasanya membatasi pembuatan anggaran untuk anggota manajemen, mungkin inilah saatnya untuk berpikir di luar kotak dan melibatkan individu dari bagian pabrik, TI, kontrol kualitas, atau pembelian. Mereka mungkin dapat membawa perspektif baru ke tabel penganggaran.

Misalnya, seorang karyawan pabrik mungkin dapat membantu mengidentifikasi kapan peralatan perlu diganti atau dirombak. Dan siapa yang lebih baik untuk mengidentifikasi kapan kemungkinan perbaikan kendaraan pengiriman mungkin terjadi daripada mereka yang benar-benar mengemudikan kendaraan pengiriman setiap hari?

4: Bersikaplah Realistis

Anggaran tidak benar-benar efektif jika dirancang untuk jumlah yang “ditargetkan”. Anggaran harus menjadi pedoman sejati yang dikembangkan berdasarkan hasil aktual masa lalu dan proyeksi masa depan. Jika Anda membuat anggaran yang tidak realistis dan memberikannya kepada orang-orang, mereka kemungkinan akan mengejek dan menolaknya sebagai “tidak mungkin tercapai”.

Sebaliknya, Anda harus menganalisis hasil keuangan masa lalu (hingga lima tahun) sebagai titik awal. Apa saja biaya yang tetap dan tidak bisa dihindari? Itu bisa dimasukkan dulu. Kemudian Anda dapat melihat akun atau item baris yang berfluktuasi lebih drastis selama bertahun-tahun. Apa yang menyebabkan fluktuasi ini? Apakah ada pengeluaran satu kali? Bisakah fluktuasi ini dikendalikan? Menggunakan informasi masa lalu dan menyesuaikan varians yang diprediksi di tahun mendatang memberikan dasar yang lebih konkret untuk menetapkan angka anggaran.

5: Bersikaplah Fleksibel

Studi medis menunjukkan bahwa seiring bertambahnya usia, tubuh kita kehilangan kelenturan alaminya. Tidak harus demikian dengan anggaran Anda.

Tidak masalah untuk mengubah anggaran Anda sepanjang tahun. Padahal, itu harus diubah, mungkin beberapa kali, sepanjang tahun. Meninjau ulang anggaran Anda secara konstan adalah latihan yang sangat sehat untuk kesejahteraan organisasi Anda. Tunggu hingga akhir tahun untuk membandingkan hasil aktual Anda dengan anggaran, dan Anda akan berada jauh di belakang kurva.

Jika Anda menemukan item baris tertentu yang berisiko melebihi anggaran, cari item baris lain yang jumlahnya di bawah anggaran dan “pinjam” dari item tersebut untuk mempertahankan sasaran garis bawah yang sama seperti saat Anda memulai tahun.

Bibliography

Anggraini, R. D. (2001). Transparansi, partisipasi, dan akuntabilitas pengelolaan anggaran dana BOS dalam program RKAS di SDN Pacarkeling VIII Surabaya. Sumber, 21(23), 21-77.

Sakdiyah, K. (2018). 12 Tips Manajemen Sumber Daya Manusia Yang Efektif.

Amalia, A. (2019). Tips Ketrampilan Manajemen Untuk Navigasi Dunia Wirausaha.

 

Image Sources: Google Image

JT