Proses audit jarak jauh — pada masa dengan pengukuran yang sulit

Perbincangan mengenai pendekatan audit baru, penggunaan teknologi dan teknik audit jarak jauh telah berlangsung selama beberapa tahun. Namun, dalam berbagai jajak pendapat terhadap perusahaan yang telah dilaksanakan selama dua tahun terakhir, menunjukan beberapa perusahaan secara terbatas melaporkan telah menerapkan proses audit jarak jauh di luar skala uji.

Penggunaan teknologi memang sudah tidak asing lagi dalam dunia pengawasan, khususnya bagi organisasi Auditor Internal di seluruh dunia, termasuk Indonesia. Ditengah pandemi Covid-19 saat ini, pemanfaatan teknologi tersebut dirasakan sangat membantu khususnya dalam proses audit jarak jauh karena maraknya pembatasan akses hampir di seluruh wilayah. Seperti apakah proses yang ideal dalam pelaksanaan audit jarak jauh? Dilansir dari The IIA Indonesia (2020), proses audit jarak jauh dinilai cukup menantang dan membutuhkan perencanaan yang matang mulai dari proses pemeriksaan dokumen, pemeriksaan fisik lapangan, wawancara dan pertemuan penutupan.

Berkembangnya COVID-19 serta adanya pembatasan perjalanan di seluruh dunia, bersamaan dengan adanya kebutuhan untuk melakukan audit sesuai dengan peraturan/ hukum atau adanya keperluan mendesak untuk melakukan audit telah memunculkan kembali pembicaraan serta perhatian terhadap upaya audit internal untuk menemukan alternatif lain sebagai pengganti proses audit tradisional – yang menggunakan metode tatap muka – untuk sesegera mungkin diimplementasikan. Proses audit jarak jauh mungkin merupakan alternatif terbaik yang dapat dilaksanakan, hal ini terutama karena sebagian besar perusahaan telah membatasi perjalanan hanya untuk fungsi-fungsi bisnis yang kritis, dan banyak negara di dunia telah melakukan penutupan sementara perbatasannya.

Audit dari Jarak Jauh

Pertimbangan dalam proses audit jarak jauh

Elemen yang terkait proses audit jarak jauh dalam banyak hal dapat dianalogikan dengan audit menggunakan kontak secara langsung. Namun, fokus, tema utama dan pelaksanaan fase dari kedua audit

ini berbeda. Bagian ini menyoroti hal-hal yang perlu dipertimbangkan, berdasarkan pelajaran yang diperoleh dari tiga perusahaan yang berkontribusi dalam menerapkan audit jarak jauh sebagai bagian dari respon terhadap COVID-19.

  • Perencanaan: Tahap ini mencakup pertemuan awal dengan pemangku kepentingan mengenai ruang lingkup dan jadwal. Auditor juga harus memberikan waktu yang memadai untuk menjelaskan pendekatan proses audit jarak jauh kepada pemangku kepentingan dalam rangka mengantisipasi perbedaan pemahaman. Keterbatasan dalam pelaksanaan audit jarak jauh contohnya adalah penggunaan teknologi apa yang akan digunakan dalam proses audit mulai dari kamera, drone, dukungan kehadiran dari jarak jauh/telepresence, teleconference, dan otorisasi yang perlu diperoleh dalam pengambilan video maupun fotografi.
  • Kajian Dokumen: Dokumen yang digunakan dalam proses audit jarak jauh juga perlu dialokasikan waktu yang cukup karena harus diunggah dalam bentuk soft copy ke platform berbagi file seperti google drive, dropbox, dan sejenis lainnya. Kajian data dari jarak jauh memerlukan tambahan waktu selain karena alasan penyiapan dokumen dalam bentuk soft copy, Auditor juga perlu memastikan kebenaran data yang disampaikan tersebut.
  • Pemeriksaan Fisik Lapangan: Pemeriksaan fisik lapangan dari jarak jauh dilakukan dengan memanfaatkan teknologi komunikasi langsung dua arah, seperti livestreaming dan teknologi two-way smart glasses dengan mempertimbangkan keterbatasan berikut:
    • Tidak semua tempat kerja memiliki fasilitas internet seperti proyek jalan, jembatan, bendungan, dermaga pada lokasi terpencil
    • Penggunaan perangkat digital yang dimiliki oleh organisasi Auditor Internal dalam melakukan teknik audit seperti observasi, wawancara, dan lainnya.
    • Kemampuan teknologi dalam proses analisa data serta risiko manipulasi data.
    • Kurangnya keterbukaan karena interaksi personal langsung misal dalam mengamati bahasa tubuh dan lingkungan sekitar.
  • Wawancara Jarak Jauh – Penggunaan teknologi digunakan dalam teknik wawancara jarak jauh misal dengan Microsoft Team, Skype, Zoom dan aplikasi sejenis lainnya. Proses persiapan dalam pelaksanaan wawancara jarak jauh juga harus diperhitungkan misal daftar pertanyaan dan hal-hal terkait informasi tambahan yang dibutuhkan berdasarkan kajian dokumen. Hal yang perlu diperhatikan lainnya dalam teknik wawancara adalah faktor ketidaknyamanan beberapa orang ketika diwawancarai melalui video misal pengawas dan pekerja lapangan.
  • Pertemuan Penutupan – Pertemuan penutupan ini merupakan kesempatan untuk menjelaskan rancangan awal hasil audit kepada para peserta pemangku kepentingan sampai dengan finalisasi hasil audit. Penjadwalan pertemuan penutupan sebaiknya dilakukan setelah Tim Audit mengadakan rapat internal tim dan menyusun rancangan awal hasil audit.

Keunggulan proses audit jarak jauh

  1. Mengembalikan kebutuhan akan rasa normal.
  2. Mengurangi biaya perjalanan
  3. Meningkatkan ketersediaan kelompok auditor
  4. Memperluas cakupan
  5. Pemanfaatan spesialis yang diperluas
  6. Peningkatan hasil reviu dokumen.
  7. Peningkatan penggunaan teknologi yang ada dapat memperkuat dokumentasi dan Pelaporan
  8. Beban audit terhadap fasilitas operasional dapat dimitigasi
  9. Peningkatan organisasi serta konfirmasi atas dokumentasi yang diperlukan

Keterbatasan proses audit jarak jauh

  1. Pengamatan secara langsung tidak dapat tergantikan
  2. Audit jarak jauh menyulitkan dalam menjalin hubungan dengan auditee
  3. Kurangnya interaksi personal langsung membuka peluang terjadinya fraud

Referensi:

IER