Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

  • Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
  • Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
  • Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:

  • Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
  • Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
  • Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
  • Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.

 

Kantor Maya (Virtual Office)

Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati tidak mengharuskan pengeluaran. Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis  tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik. Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Cara Menerapkan Virtual Office

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut:

  • Menyediakan sumber daya komputer
  • Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
  • Menyediakan perlengkapan non komputer
  • Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
  • Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
  • Membuat jadwal pertemuan reguler
  • Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur

Manfaat Menerapkan Virtual Office Dalam Bisnis

  • Lebih Fleksibel

Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

  • Hemat Biaya

Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.

  • Banyak Pilihan Pekerjaan

Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.

  • Penghasilan Tak Terbatas

Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.

Keuntungan Virtual Office

  • Pengurangan biaya fasilitas
  • Pengurangan biaya peralatan
  • Jaringan komunikasi formal
  • Pengurangan penghentian kerja
  • Kontribusi social

Kerugian Virtual Office

  • Rasa tidak memiliki
  • Takut kehilangan pekerjaan
  • Semangat kerja yang rendah
  • Ketegangan keluarga

Referensi:

  • 2016. Sistem Informasi Manajemen. WordPress
  • Google-Images
  • 2017. Sistem Informasi Manajemen: Otomatisasi Kantor. WordPress

IER