Procurement

Procurement merupakan proses membeli produk yang akan dibutuhkan sebuah bisnis dengan harga yang sesuai dengan kualitas barang. Proses ini terdiri dari berbagai aktivitas seperti pemesanan, memilih vendor, menentukan syarat permbayaran, seleksi barang, kontrak, hingga pembelian barang. Sistem procurement konvensional membutuhkan koordinasi para pekerja untuk mengurusi tumpukan berkas-berkas yang akan diperlukan seperti dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman, peneriman, dan masih banyak lagi.

Proses procurement konvensional seperti itu memiliki banyak kelemahan yang akan mempengaruhi efektivitas bisnis Anda. Poin-poin di bawah merupakan faktor-faktor yang menghambat optimisasi proses procurement:

  • Banyaknya dokumen kertas yang bertumpuk
  • Pesanan yang berulang
  • Banyaknya supplier yang harus diorganisir
  • Ketidakakuratan data inventaris akibat kesalahan karyawan
  • Proses yang kerap terabaikan karena kecenderungan untuk mengatasi pekerjaan yang dianggap darurat lebih dahulu
  • Butuh pengesahan dari banyak pihak di level yang berbeda
  • Waktu pelaksanaan yang lama

Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa

Pada dasarnya, pengadaan barang maupun jasa yang dilakukan perusahaan harus sesuai dengan prinsip pengadaan yang telah dipraktikkan secara luas di seluruh dunia. Adapun prinsip dari procurement antara lain:

  • Efisien

Efisien dalam melakukan pengadaan berarti prosedur dilakukan oleh sumber daya manusia yang ada untuk mendapatkan barang maupun jasa dengan kuantitas, kualitas, dan harga yang sesuai serta lama pengiriman yang tepat tanpa terlambat.

  • Efektif

Pengadaan barang dan jasa yang efektif berarti barang-barang yang diperoleh dari sumber daya manusia yang ada memiliki nilai guna dan manfaat yang tepat.

  • Transparan

Transparan berarti segala proses dan aktivitas yang dilakukan ketika melakukan pengadaan barang diketahui oleh semua pihak yang terlibat, tanpa adanya informasi yang ditutupi.

  • Netral

Netral dalam hal ini berarti Anda tidak melakukan diskriminasi dan memberikan perlakuan yang sama terhadap semua vendor yang ingin ikut serta dalam proses pengadaan barang dan jasa.

Bagaimana E-Procurement Berperan?

E-procurement adalah proses pengadaan yang difasilitasi oleh software e-procurement. Sistem yang ada dalam software mengkomputerisasi semua proses yang ada di procurement. Dengan demikian, penggunaan kertas dapat ditekan sehingga mempercepat proses procurement dan meminimalisir kesalahan. Dalam bisnis, e-procurement lantas tidak hanya sekedar belanja online . Software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa digunakan perusahaan untuk mengatur proses procurement.

Ada beberapa tahapan procurement yang dibantu oleh e-procurement:

  • Identifikasi Kebutuhan

Ini merupakan proses pertama dalam proses procurement. Aktivitas ini berupa penentuan barang-barang apa saja yang akan dibutuhkan sebuah perusahaan.  E-procurement memusatkan proses ini dalam satu data base. Dengan demikian, manajer pembelian memiliki gambaran jelas tentang inventaris yang ada, apa yang harus dibeli, dan menentukan budget. Proses konvensional akan memakan banyak waktu karena untuk memastikan barang-barang apa saja yang dibutuhkan harus menggunakan formulir dan dihitung secara manual. Resiko data terinput secara tidak akurat cukup besar.

  • Penyetujuan

Pada tahapan ini, persetujuan merupakan proses memverifikasi di supplier atau vendor mana barang-barang ini akan dibeli. Proses ini akan disederhanakan dan dipercepat. Software e-procurement akan langsung meneruskan proses persetujuan ke orang yang berwenang. Procurement konvensional biasanya akan memakan banyak biaya untuk penyediaan kertas yang perlu ditandatangani dan sering kali memakan waktu yang lama karena harus menunggu kehadiran orang yang bersangkutan.

  • Pemesanan

Sistem di e-procurement juga memungkinkan untuk memproses pemesanan. Sistem ini akan memesan barang secara otomatis, sesuai dengan jenis barang yang dipesan. Jika dilakukan secara manual, proses ini akan membutuhkan koordinasi dengan bidang keuangan yang mungkin akan menghabiskan banyak waktu.

  • Penelusuran

Setelah melakukan pemesanan, e-procurement memungkinkan agar barang yang dipesan dapat dilacak keberadaannya dan tahapan prosesnya. Hal ini terjadi karena adanya data yang real-time dari supplier. Sementara itu, procurement biasa tidak memungkinkan pemesan untuk melacak pesanannya.

  • Pembayaran

Proses terakhir dari operasional procurement juga dapat dilakukan melalui sistem e-procurement karena sudah terhubung dengan sistem accounting. Di saat bersamaan, supplier dapat membuat invoice yang valid juga di sistem. Procurement konvensional yang invoice validnyanya harus diberikan secara tatap muka sangat tidak efisien. Kemungkinan invoice dalam format kertas hilang cukup besar dan akan menyulitkan bisnis Anda.

  • Pembuatan Laporan

Karena seluruh proses e-procurement sudah terdokumentasikan dalam sistem, pembuatan laporan menjadi jauh lebih mudah dari pada procurement tradisional yang masih menggunakan kertas. Analisis dapat dilakukan dengan data yang tersimpan di dalam database. Laporan mengenai karyawan, departemen, dan supplier yang terlibat akan digunakan semaksimal mungkin. Ini akan memudahkan penilaian pihak-pihak tersebut.

Manfaat E-Procurement Bagi Bisnis

  • Hemat Waktu dan Biaya

Keuntungan menggunakan e-procurement yang pertama berkaitan dengan optimasi waktu serta biaya. Didalam e-procurement semua kegiatan baik komunikasi atau transaksi dapat dilakukan secara online. Dengan begini, dapat meminimalisasi pertemuan antara penyedia dan panitia pengadaan. Selain itu,  e-procurement akan lebih menekan budget perusahaan seperti konsumsi tiap kali meeting, kertas-kertas kerja dalam proses lelang, dan juga biaya transportasi.

  • Mempercepat Aktivitas

Dengan sistem digital, salah satu keuntungan menggunakan e-procurement lainnya adalah Anda tak perlu lagi repot-repot bekerja secara manual. Dalam sistem procurement, akurasi harga dan produk juga menjadi faktor penting yang mempercepat aktivitas ini. Anda dapat melihat menganalisa dan merencanakan anggaran sesuai keiinginan.

  • Disiplin, Aman dan Transparan

Karena sistemnya online, semua data-data vendor tersimpan dengan sistem public security sehingga keamanan data dapat dipertanggungjawabkan. Vendor-vendor yang registrasi pun bisa turut disiplin karena sistem tidak mengenal telat waktu. Selain itu, karena sistem online ini, semua vendor jadi harus memberikan data secara bersama-sama sehingga prosesnya bisa lebih transparan.

Referensi:

  • Connecting Business, 2018. Solusi E-Procurement
  • Fadiyah, 2019. Kenali Apa Itu E-Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis. BusinessTech.
  • Herdiyanti, 2019. Manfaat Menggunakan e-Procurement. EprocIndonesia.
  • Image, Google Image

 IER