Proses pengadaan material dapat dilaksanakan dengan baik jika didukung dengan perusahaan supplier yang punya kemampuan dan komitmen yang memadai. Persamaan visi dan misi harus diusahakan agar terjadi keselarasan, hal ini penting agar kerja sama yang dijalankan dapat berjalan baik dan saling menguntungkan di kedua belay pihak win and win solution. Prinsip dasar bahwa supplier merupakan patner bisnis harus diikuti juga dengan pemahaman bahwa supplier adalah  lini kedua proses produksi yang berada diluar perusahaan sehingga semua permasalahan yang terjadi disetiap lini produksi terkait material yang kita pesan adalah menjadi tanggung jawab bersama, sesuai dengan porsi masing masing.

Seleksi Supplier

Sebelum keputusan untuk melakukan hubungan kerja sama dengan supplier, langkah pertama yang harus dijalankan adalah terlebih dahulu melakukan penilaian terhadap kondisi perusahaan calon supplier tersebut sesuai dengan criteria yang suadh ditetapkan sebelumnya. Dengan menganggap bahwa proses produksi yang berlangsung di perusahaan supplier merupakan perluasan proses produksi dari perusahaan kita atau merupakan lini kedua produksi yang berada di luar perusahaan kita, maka kondisi perusahaan supplier harus dikenal dengan baik. Perlu dipertimbangkan bahwa permasalahan yang mungkin timbul pada perusahaan supplier secara langsung ataupun tidak langsung juga akan berpengaruh terhadap pelaksanaan proses produksi di lini produksi perusahaan kita yang menjadi tanggung jawab purchasing.

Pembelian dan Manajemen Pembelian

  • Pembelian (purchasing) adalah salah satu fungsi dasar yang umum ada di semua jenis perusahaan. Dikatakan fungsi dasar karena perusahaan tidak dapat beroperasi dengan baik tanpanya. Dari sifatnya, pembelian adalah bagian dasar dan integral dari manajemen bisnis.
  • Manajemen pembelian adalah cara mengelola proses pembelian semua barang kebutuhan untuk perusahaan dengan melibatkan beberapa sumber seperti orang, proses dan sistem dengan tujuan membeli semua barang dan jasa untuk selanjutnya di proses dan di jual kembali  guna mendapatkan keuntungan.
  • Salah satu dasar Manajemen pembelian adalah bahwa barang – barang yang akan dibeli di peroleh dengan harga terbaik untuk menghemat biaya  dan   mendapatkan keuntungan terbaik bagi perusahaan.
  • Metode yang digunakan untuk memastikan manajemen pembelian yang baik adalah menggunakan Prosedur Permintaan pembelian  (PR)  dan selanjutnya di buat  kedalam Pesanan pembelian (PO)
  • Permintaan pembelian (PR) dibuat oleh orang atau bagian di luar Departemen pembelian pada saat mereka membutuhkan produk tersebut baik untuk persediaan ouletnya atau untuk  meningkatkan pelayanan atau penjualan kepada para pelanggan.
  • Di dalam perusahaan besar untuk proses pembelian biasanya menggunakan Sistem Pengadaan Pembelian secara komputerisasi untuk menunjang dan memfasilitasi Manajemen Pembelian. sedangkan bagi perusahaan kecil biasanya menggunakan sistem manual  atau  sistem yang sederhana.

 Dasar – dasar Pembelian

Dasar pembelian merupakan hal yang penting dari sebuah usaha, karena  perusahaan besar atau kecil memilki dasar pembelian yang meliputi sbb :

  • Menyiapkan strategi pembelian
  • Mengumpulkan informasi yang cukup tentang supplier dan produk yang akan di gunakan
  • Mengevaluasi tender dan memilih supplier
  • Menegosiasikan syarat dan ketentuan dengan para supplier yang akan di ajak kerja sama
  • Menjalankan dan mengelola kesepakatan yang sudah di putuskan Bersama

Klasifikasi Transaksi Pembelian

  • Pembelian Tunai (- Kas)
  • Pembelian Kredit (+ Utang)

Prosedur Pembelian

  • Prosedur permintaan pembelian
  • Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
  • Prosedur penerimaan barang
  • Prosedur pencatatan utang
  • Prosedur distribusi pembelian (pembayaran)

Dokumen yang digunakan

  • Surat permintaan pembelian
  • Surat permintaan penawaran harga
  • Surat order pembelian
  • Laporan penerimaan barang
  • Retur pembelian
  • Bukti kas keluar

Proses Pembelian

  • Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
  • Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
  • Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
  • Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
  • Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
  • Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
  • Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
  • Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian

  • Fungsi Gudang
  • Fungsi Pembelian
  • Fungsi Penerimaan
  • Fungsi Keuangan dan Akuntansi

Apa itu Manajemen Persediaan?

“Manajemen persediaan adalah bagian dari perusahaan yang berfungsi untuk mengatur persediaan barang yang dimiliki. Mulai dari cara memperoleh persediaan, penyimpanannya, sampai persediaan tersebut dimanfaatkan atau dikeluarkan”

Mengapa Manajemen Persediaan Harus Ada ?

  • Apabila persediaan yang tersedia jumlahnya berlebihan, maka persediaan akan menimbulkan pengeluaran yang tinggi. Setiap barang yang disimpan pasti memerlukan biaya.
  • Namun apabila persediaan yang tersedia kurang, maka akan menghambat kegiatan produksi, risikonya bisa kehilangan penjualan dan konsumen.
  • Terlebih lagi dengan adanya ketidakpastian mengenai waktu pemesanan, pasokan dari supplier dan ketidakpastian permintaan.
  • Dan bahkan barang seperti barang pecah belah dan barang yang cepat rusak/busuk memerlukan perlakuan khusus.

Tujuan Manajemen Pembelian

  • Tepat Kualitas
  • Tepat Jumlah
  • Tepat Waktu
  • Tepat Pemasok
  • Tepat Harga

Fungsi Manajemen Persediaan

  • Memastikan persediaan tersedia (safety stock)
  • Mengurangi risiko keterlambatan dalam pengiriman persediaan
  • Mengurangi risiko harga yang fluktuatif
  • Memperoleh diskon dari pemesanan dalam jumlah yang banyak
  • Menyesuaikan pembelian dengan jadwal produksi
  • Mengantisipasi perubahan yang terjadi pada penawaran maupun permintaan
  • Mengantisipasi permintaan mendadak
  • Menjaga jumlah persediaan yang hanya tersedia musiman, sehingga ketika bahan sedang tidak musim, perusahaan masih memiliki persediaan barang tersebut.
  • Mengawasi pesanan persediaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, bisa dikembalikan ke supplier bila tidak cocok.
  • Menjaga komitmen terhadap customer agar barang bisa diproduksi dengan waktu dan kualitas yang diminta
  • Menentukan kuantitas persediaan yang harus di simpan untuk berjaga jaga

Faktor yang Mempengaruhi Persediaan

  • Jumlah dana yang tersedia
  • Lead time, waktu tunggu barang yang dipesan sampai barang diterima
  • Frekuensi penggunaan, semakin sering digunakan, semakin kecil persediaan yang tersedia
  • Daya tahan persediaan, persediaan yang memiliki daya tahan yang lemah seperti buah, daging dan barang sejenis harus segera cepat dikeluarkan/dijual/digunakan.

Tipe Persediaan

  • Bahan mentah (RM)
  • Barang dalam proses (WIP)
  • Barang jadi (FG)

Evaluasi Vendor (Pemasok)

  • Evaluasi kinerja vendor merupakan proses penilaian yang dilakukan badan usaha terhadap vendor untuk mengetahui kinerja dan menentukan tindak lanjut atas hal-hal yang diperlukan untuk menjaga terpenuhinya kebutuhan sesuai kriteria badan usaha.
  • Evaluasi kinerja vendor telah terintegrasi ke dalam purchasing management sistem badan usaha. Penilaian kinerja vendor dilakukan setiap 4 bulan sekali dengan menggunakan data vendor yang tercatat dalam sistem, sehingga secara periodik dapat dilakukan monitoring kinerja.

 Kriteria Evaluasi Kinerja Vendor 

  • Spesifikasi barang/jasa, merupakan evaluasi kesesuaian spesifikasi barang/jasa yang dikirim/dikerjakan oleh vendor dengan permintaan yang ditetapkan oleh badan usaha
  • Ketepatan waktu, merupakan evaluasi waktu yang atas barang/jasa yang dikirim/dikerjakan oleh vendor dengan permintaan yang ditetapkan oleh badan usaha
  • Ketepatan jumlah, merupakan evaluasi atas jumlah barang/jasa yang dikirimkan/dikerjakan oleh vendor dengan permintaan yang ditetapkan oleh badan usaha

Faktor Evaluasi Vendor

  • Jenis usaha dan kategori produk.
  • Perolehan material (Harga beli)
  • Kapasitas produksi dan jenis peralatan yang dimiliki.
  • System pengendalian proses produksi
  • System pengendalian kualitas
  • Status perusahaan
  • Struktur organisasi perusahaan
  • Nilai aset
  • Sertifikat ISO atau system manajemen mutu
  • Referensi perusahaan yang sudah menjadi pelanggannya
  • Kontrak Kerjasama dengan Vendor (1) Pembuat kontrak,perjanjian harus di tandatangani oleh penanggung-jawab masing-masing perusahaan karena menyangkut kebijakan perusahaan
  • Masa Berlaku Kontrak, surat perjanjian perlu dibatasi masa berlakunya, meskipun nantinya dapat diperpanjang untuk beberapa kai periode, sesuai dengan hasil evaluasi yang dilakukan secara berkala terhadap kondisi kerjasama yang dilakukan.
  • Harga, berisi tentang prosedur penempatan harga jika terjadi perubahan harga pada periode kontrak atau adanya penambahan item material baru yang di butuhkan
  • Surat Pesanan, Surat pesanan harus dipelajari oleh perusahaan supplier dan dikembalikan setelah ditandatangani sebagai persetujuan. Permasalahan yang mungkin terjadi harus secepatnya dibicarakan untuk dicari penyelesaiannya.
  • Penyerahan Material, Berisi syarat-syarat penyerahan material tentang ketepatan waktu penyerahan sesuai dengan jadwal penyerahan, standar kemasan yang tercantum dalam surat pesanan sertan dokumen yang harus dilampirkan.
  • Kualitas Material, Perusahaan supplier harus menjamin bahwa mutu material akan selalu dijaga sesuai dengan mutu yang disyaratkan. Setiap perubahan yang menyangkut perubahan system proses.
  • Syarat dan Waktu Pembayaran,Syarat dan waktu pembayaran perlu diatur secara tegas.
  • Kerahasiaan, perusahaan supplier harus dapat menjaga kerahasiaan perusahaan clientnya, kerahasiaan harus di jaga yang memungkinkan terjadinya penjilakan atau hal lain yang mengakibatkan resiko terjadinya kerugian baik secara langsung ataupun tidak langsung.

Kasus-kasus terkait dengan pembelian dan persediaan (Inventory)

  • Barang yang dipesan tidak sesuai dengan kebutuhan
  • Barang usang
  • Barang kadaluarsa
  • Selisih barang secara fisik dan data (akibat pencurian maupun penyesuaian massa barang)
  • Kesalahan penentuan harga jual (kesalahan kalkulasi biaya)
  • Barang yang menumpuk (tidak ada minimum kuantitas / ROP)
  • Membeli barang tidak sesuai permintaan (kualitas maupun kuantitas)
  • Kualitas barang yang rendah
  • Kesalahan dalam penerimaan barang
  • Retur pembelian yang berlebihan (jumlah besar)
  • Vendor tidak mampu memenuhi permintaan pembelian

Referensi:

  • Amran, T. 2014. Model Evaluasi Kinerja Vendor. Universitas Trisakti. Research Gate.
  • 2019. Prosedur Evaluasi dan Kontrol Supplier.
  • Image – Google Image
  • Qyusi Consulting. 2017. Evaluasi Pemasok Sesuai ISO 9001-2015.

Image Sources: Google Image

IER