Kebijaksanaan dan Prosedur Audit Internal

Bentuk dan isi kebijaksanaan serta prosedur tertulis harus sesuai dengan besar dan struktur bagian audit internal serta tingkat kesulitan pekerjaan yang dilaksanakan, tidak seluruh bagian audit internal.

Pimpinan audit internal harus membuat berbagai kebijakan dan prosedur secara tertulis sebagai pedoman bagi staf pemeriksa.

Bentuk dan isi kebijaksanaan serta prosedur tertulis harus sesuai dengan besar dan struktur bagian audit internal serta tingkat kesulitan pekerjaan yang dilaksanakan. Tidak seluruh bagian audit internal membutuhkan pedoman administrasi formal dan teknik pemeriksaan. Bagian audit internal yang sederhana atau kecil dapat dikelola secara informal. Staf bagian audit internal yang sederhana dapat diatur dan dikendalikan dengan cara pengawasan dari dekat (close supervision) dan penggunaan memorandum tertulis yang dilakukan setiap hari. Pada bagian audit internal yang besar, berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang lebih formal dan luas sangatlah penting untuk mengarahkan staf pemeriksa agar secara konsisten memenuhi standar pelaksanaan yang ditetapkan bagi bagian audit internal.

Manajemen Personel

Pimpinan audit internal harus menetapkan suatu program untuk menyeleksi dan mengembangkan sumber daya manusia pada bagian audit internal.

Program tersebut dilaksanakan dengan maksud untuk:

  1. Menetapkan pembagian tugas bagi tiap-tiap tingkat staf pemeriksa secara tertulis.
  2. Menyeleksi individu-individu yang memenuhi syarat-syarat dan kompeten.
  3. Melatih dan menyediakan kesempatan untuk memperoleh pendidikan yang berkelanjutan bagi tiap-tiap pemeriksa.
  4. Menilai pelaksanaan pekerjaan dari tiap-tiap pemeriksa, paling tidak setiap tahun, dan
  5. Memberi bimbingan kepada para pemeriksa internal untuk pengembangan pelaksanaan pekerjaan serta kemampuan profesionalisme.

Auditor Eksternal

Pimpinan audit internal harus mengkoordinasikan usaha atau kegiatan audit internal dengan auditor eksternal.

  1. Pekerjaan audit internal dan pemeriksaan eksternal oleh auditor eksternal, harus dikoordinasikan untuk memastikan kecukupan dari lingkup pemeriksaan yang dilakukan dan mengurangi pelaksanaan pemeriksaan rangkap.
  • Lingkup pekerjaan audit internal (internal auditing) mencakup tujuan dan kegiatan finansial serta operasional. Lingkup pekerjaan audit internal dinyatakan pada Bab V dalam buku ini. Sementara itu, pengujian yang pada umumnya dilakukan oleh pemeriksa eksternal (auditor) ditujukan untuk mendapatkan berbagai hal yang bersifat membuktikan secara cukup, untuk mendukung pendapat tentang kewajaran pernyataan keuangan tahunan secara keseluruhan. Lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh auditor ditentukan berdasarkan standar profesi mereka. Mereka bertanggungjawab menilai kecukupan prosedur yang dilaksanakan dan bukti yang diperoleh, dengan tujuan menegaskan pendapat mereka terhadap pernyataan keuangan tahunan.
  • Keseluruhan pelaksanaan pekerjaan auditor, termasuk koordinasi dengan bagian audit internal, pada umumnya merupakan tanggungjawab dewan, khususnya audit komite. Koordinasi aktual haruslah merupakan tanggungjawab pimpinan audit internal. Pimpinan audit internal membutuhkan dukungan dewan agar koordinasi pekerjaan pemeriksaan dapat dilakukan secara efektif.
  • Dalam mengkoordinasikan pelaksanaan pemeriksaan internal dengan pekerjaan auditor, pimpinan audit internal harus memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan oleh pemeriksa internal tidak akan rangkap dengan pekerjaan pemeriksaan eksternal yang dapat diandalkan. Sepanjang tanggungjawab profesional dan organisasi tentang pelaporan memungkinkan, pemeriksaan internal harus dilaksanakan dengan cara efisien dan koordinasi pemeriksaan yang maksimal.
  • Pimpinan audit internal dapat menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan bagi pemeriksaan eksternal sehubungan dengan pemeriksaan tahunan yang dilakukan oleh auditor terhadap pernyataan keuangan. Pekerjaan yang dilaksanakan oleh pemeriksa internal untuk membantu auditor dalam memenuhi tanggungjawabnya tunduk terhadap seluruh ketentuan standar yang relevan.
  • Pimpinan audit internal harus melakukan evaluasi regular terhadap pelaksanaan koordinasi antara pemeriksa internal dan auditor. Evaluasi ini dapat pula meliputi penilaian terhadap efisiensi pemeriksaan internal dan eksternal secara keseluruhan, termasuk jumlah biaya pemeriksaan.
  • Dalam menjalankan peranannya secara keseluruhan, dewan dapat meminta pimpinan audit internal untuk menilai pekerjaan yang dilakukan oleh auditor. Penilaian yang diberikan oleh pimpinan audit internal harus didasarkan rencana dan pelaksanaan pemeriksaan eksternal.
  • Pimpinan audit internal harus memberitahukan hasil dari evaluasi terhadap koordinasi antara pemeriksaan internal dan eksternal kepada manajemen senior dan dewan, disertai berbagai tanggapan tentang pekerjaan yang dilaksanakan oleh auditor.
  • Berdasarkan standar profesinya, terdapat kemungkinan pemeriksa eksternal harus memastikan telah dilakukannya pembicaraan mengenai berbagai hal tertentu dengan dewan.

Pimpinan audit internal harus membicarakan hal tersebut dengan auditor, dengan maksud memperoleh kesepakatan tentang pokok-pokok persoalan. Hal tersebut antara lain:

  • Kelemahan pengawasan yang penting
  • Kesalahan atau error dan ketidakberesan dari kegiatan
  • Tindakan ilegal
  • Management judgements dan accounting estimates
  • Penyesuaian pemeriksaan yang penting (significant audit adjusments)
  • Perbedaan pendapat dengan manajemen, dan
  • Kesulitan yang dihadapkan dalam pelaksanaan pemeriksaan.
  1. Koordinasi dalam pemeriksaan meliputi hal-hal berikut ini.
  • Pertemuan periodik untuk membicarakan berbagai hal yang merupakan kepentingan bersama.
    Kegiatan audit internal dan eksternal direncanakan untuk memastikan bahwa lingkup pemeriksaan yang dicakup telah dikoordinasi dan usaha pemeriksaan yang duplikasi dapat diperkecil. Perlu dilakukan penjadwalan pertemuan-pertemuan secara cukup selama proses pemeriksaan, untuk memastikan koordinasi dalam pekerjaan pemeriksaan serta mengusahakan penyelesaian pemeriksaan secara efisien dan tepat waktu, serta untuk menentukan apakah berbagai temuan pada pekerjaan yang sedang dilaksanakan sampai saat itu, hingga mengharuskan perubahan lingkup pekerjaan yang direncanakan.
  • Pemberian akses pada tiap-tiap program pemeriksaan dan kertas kerja pemeriksaan.
    Akses pada program-program dan kertas kerja pemeriksaan eksternal disertai dengan tanggungjawab untuk menjaga kerahasiannya. Ini bertujuan agar pemeriksa internal merasa yakin dan menganggap layak untuk mendasarkan beberapa hasil dari tujuan dilakukannya pemeriksaan internal pada pekerjaan yang dilakukan oleh auditor.
  • Pertukaran laporan pemeriksaan dan surat-surat manajemen.

a). Laporan pemeriksaan internal, tanggapan manajemen terhadap laporan tersebut, review yang dilakukan oleh bagian audit internal terhadap tanggapan manajemen (follow up review) harus dapat diperoleh auditor. Laporan-laporan ini akan membantu auditor dalam menentukan dan menyesuaikan (adjusting) lingkup pekerjaannya.

b). Pemeriksa internal memerlukan akses bagi surat-surat manajemen yang diberikan kepada auditor. Berbagai hal yang dibicarakan pada surat-surat manajemen akan membantu pemeriksaan internal dalam menentukan area yang akan ditekankan pada pemeriksaan internal yang akan datang. Setelah mereview surat-surat manajemen serta berbagai tindakan korektif yang dilakukan oleh anggota manajemen dan dewan, pimpinan audit internal harus memastikan apakah tindak lanjut dan tindakan korektif yang tepat telah dilakukan.

  • Berbagai teknik, metode, dan istilah pemeriksaan yang berlaku umum adalah sebagai berikut.

a). Pimpinan audit internal harus memahami lingkup pekerjaan yang direncanakan oleh auditor, dan harus memastikan apakah pekerjaan tersebut sejalan dengan pekerjaan yang direncanakan oleh pemeriksa internal, dan sesuai dengan berbagai persyaratan yang ditetapkann pada Bab IV dalam buku ini. Kesesuaian dengan persyaratan tersebut mengharuskan pemahaman mutu materialitas yang dipergunakan oleh auditor dalam perencanaan serta sifat dan luas prosedur yang direncanakan oleh auditor.

b). Pimpinan audit internal harus memastikan bahwa berbagai teknik, metode, dan istilah yang digunakan oleh auditor cukup dipahami oleh pemeriksa internal sehingga memungkinkan pimpinan audit internal untuk:

  1. Mengkoordinasi pekerjaan audit internal dan eksternal.
  2. Mengevaluasi pekerjaan pemeriksa eksternal, untuk meyakinkan bahwa hasil kerja pemeriksa eksternal dapat diandalkan, dan
  3. Memastikan bahwa para pemeriksa internal yang melaksanakan pekerjaan untuk menyelesaikan berbagai sasaran pemeriksaan eksternal dapat berkomunikasi secara efektif dengan auditor.
  • Pimpinan audit internal harus memberikan informasi yang cukup kepada auditor, agar mereka memahami berbagai teknik, metode, dan istilah yang digunakan oleh pemeriksa internal, sehingga auditor dapat meyakinkan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan dengan menggunakan teknik, metode, dan istilah tersebut dapat diandalkan.
  • Akan lebih efisien bagi pemeriksa internal dan auditor bila mereka menggunakan berbagai teknik, metode, dan istilah yang sama atau mirip sehingga pekerjaan mereka dapat dikoordinasi secara lebih efektif dan saling mendasarkan diri pada pekerjaan pihak lain yang dapat diandalkan.

Pengendalian Mutu

Pimpinan audit internal harus menetapkan dan mengembangkan program pengendalian mutu untuk mengevaluasi berbagai kegiatan dari bagian audit internal.

  1. Tujuan pemeriksaan program ini untuk memberikan jaminan yang layak bahwa pelaksanaan audit internal dilaksanakan secara sesuai dengan standar, anggaran organisasi, dan bagian audit internal, serta berbagai standar lain yang dapat diterapkan. Program jaminan kualitas harus meliputi unsur-unsur pengawasan, berbagai review internal dan berbagai review eksternal.
  • Pengendalian mutu yang layak, sebagaimana disebutkan dalam pedoman ini, dilakukan untuk memenuhi kebutuhan beberapa unsur pokok, selain berbagai kebutuhan pimpinan audit internal. Unsur-unsur pokok tersebut antara lain manajemen senior, auditor, dewan dan bagian pembuat keputusan, serta para pihak yang memiliki alasan untuk mendasarkan diri pada hasil kerja bagian audit internal.
  • Kesesuaian dengan berbagai standar yang dapat diterapkan tidak hanya sekadar mematuhi berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang telah ditetapkan. Hal tersebut mencakup pelaksanaan pekerjaan audit internal dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang tinggi. Jaminan kualitas tersebut sangat penting bagi keberhasilan suatu pelaksanaan pekerjaan, selain dapat pula meningkatkan kredibilitas bagian audit internal.
  • Kriteria pokok yang harus dipergunakan untuk mengukur pekerjaan bagian audit internal adalah yang mengaturnya. Pertimbangan terhadap ketentuan harus selalu disertai dengan penilaian terhadap ketentuan yang mengaturnya, yaitu anggaran dasar dipandang dari segi mendasar yang ditentukan pada standar profesi ini.
  • Kode etik
  • Berbagai tujuan, kebijaksanaan, dan prosedur bagian audit internal
  • Berbagai kebijaksanaan dan prosedur organisasi yang diterapkan pada bagian audit internal
  • Berbagai hukum, pengaturan dan standar pemerintah atau industri yang menetapkan tentang persyaratan pemeriksaan dan pelaporan
  • Berbagai metode mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang dapat diperiksa (auditable activities), memperkirakan risiko (assessing risk), dan menentukan frekuensi serta lingkup pemeriksaan
  • Berbagai dokumen perencanaan pemeriksaan, khususnya dokumen yang diberikan kepada menajemen senior dan dewan.
  • Rencana organisasi, pernyataan tentang syarat-syarat pekerjaan (job requiretments), pembagian posisi (position descriptions) dan rencana pengembangan profesi pada bagian audit internal.
  1. Pengawasan atau supervision terhadap pekerjaan audit internal harus dilakukan secara terus menerus untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar audit internal, kebijaksanaan bagian audit internal, dan program-program pemeriksaan.
  • Pengawasan yang cukup adalah hal mendasar dari program jaminan kualitas. Hal tersebut akan memberikan landasan bagi berbagai review internal dan eksternal yang akan dilakukan kemudian.
  • Sifat dan tanggungjawab dalam pengawasan (supervision) dinyatakan pada standar ini dan berbagai pedoman yang berkaitan. Pengawasan antara lain meliputi:

a). Perencanaan yang matang dan pemberian berbagai instruksi yang sesuai kepada staf

b). Menetapkan bahwa program pemeriksaan yang disetujui telah diselesaikan dan didokumentasikan dalam kertas kerja pemeriksaan dan ulasan yang diberikan terhadap laporan pemeriksaan yang dihasilkan telah selesai, dan

c). Pengawas yang cukup dan dapat dibuktikan sebagaimana mestinya terhadap seluruh kegiatan audit internal pada akhirnya merupakan tanggungjawab pimpinan bagian audit internal.

  • Kata “terus-menerus” menunjukkan bahwa pengawasan haruslah dilakukan sejak perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan dan menindaklanjuti, bagi seluruh penugasan. Pengawasan tersebut harus pula mencakup pelatihan, evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan masing-masing pegawai, pengawasan terhadap waktu dan pengeluaran, dan area-area administratif yang serupa lainnya.
  1. Review internal harus dilakukan secara periodik oleh anggota-anggota staf audit internal untuk menilai kualitas pekerjaan pemeriksaan yang telah dilakukan. Review ini harus dilakukan dengan cara yang sama dengan audit internal lainnya.
  • Revie formal internal adalah penilaian terhadap diri sendiri (self assessments) yang dilakukan oleh bagian audit internal secara periodik. Review ini pada umumnya dilaksanakan oleh suatu tim atau individu yang dipilih oleh pimpinan audit internal. Bagian audit internal yang lebih besar dapat memiliki yang ditunjuk sebagai manajer jaminan kualitas (manager of quality assurance) atau dengan jabatan dan tanggungjawab yang mirip.
  • Review internal tentang pengendalian mutu tersebut terutama sekali dilakukan untuk memenuhi keperluan pimpinan audit internal, namun hasil penilaian review ini dapat pula diberikan kepada manajemen senior dan dewan. Review ini harus terstruktur sedemikian rupa untuk menunjukkan tingkat kesesuaian bagian audit internal dengan standar, tingkat keefektivan pemeriksaan, dan tingkat kesesuaian dengan berbagai kebijaksanaan dan standar organisasi bagian audit internal. Review ini harus pula memberikan berbagai rekomendasi bagi perkembangan bagian audit internal.
  • Program review internal, khususnya bagi bagian audit internal yang lebih sederhana, akan menghendaki berbagai penyesuaian dengan mempertimbangkan struktur bagian audit internal tersebut dari tingkat keterlibatan pimpinan dalam pemeriksaan individu.
  • Bila review formal internal atau pelaksanaan suatu review sejenis tidak sesuai dengah kebutuhan bagian audit internal, metode dibawah ini dapat memberikan hal-hal dasar yang dicakup dalam review internal.
  • Review oleh pimpinan audit internal, manajer-manajer pemeriksaan atau pengawasan (supervision) terhadap suatu sampel pemeriksaan (dan area dari pelaksanaan pemeriksaan) di mana pekerjaan telah dilakukan di bawah pengaturan manajer atau pengawas yang lain. Sebagai proses yang berlangsung secara terus-menerus, ini akan memberikan latihan, pertukaran dan pandangan yang lebih luas, dan juga memberikan keyakinan bagi pimpinan audit internal.
  • Umpan balik dari pihak yang diperiksa (ditambah dengan yang diperoleh dari hubungan personal) melalui penggunaan daftar pertanyaan atau survai, baik secara periodik rutin setelah setiap pemeriksaan dilakukan maupun secara periodik bagi pemeriksaan-pemeriksaan yang dipilih. Proses ini akan memberikan pandangan manajemen terhadap bagian audit internal lebih efektif dan tanggap akan kebutuhan manajemen.
  • Pimpinan audit internal harus menjalankan dan memonitor proses review internal. Dalam menyeleksi dan memberikan instruksi kepada suatu tim yang akan melakukan review internal, pimpinan audit internal harus memastikan bahwa tim tersebut memenuhi syarat kualitas dan mandiri.
  • Pimpinan harus menerima laporan tertulis tentang hasil masing-masing review dan memastikan bahwa suatu tindakan yang tepat akan dilakukan, walaupun tujuan review internal adalah untuk menilai keefektivan bagian audit internal bagi tujuan internal. Bila dipandang perlu, pimpinan dapat memberitahukan hasil review kepada pihak di luar bagian audit internal, seperti manajemen senior, dewan, dan pemeriksa eksternal. Review internal dapat pula berguna sebagai bagian dari proses penilaian diri sendiri (self assessment) dalam mempersiapkan review eksternal.
  1. Review eksternal terhadap bagian audit internal haruslah dilakukan untuk meningkatkan kualitas pekerjaan yang dilaksanakannya. Review ini harus dilakukan oleh orang-orang yang memenuhi syarat dan kualitas, yang tidak memiliki keterkaitan dengan organisasi dan tidak memiliki konflik kepentingan yang nyata ataupun samar atau sepatutnya diduga. Review eksternal harus dilakukan sekurang-kurangnya setiap tiga tahun sekali. Setelah review eksternal selesai dilaksanakan, harus dikeluarkan suatu laporan tertulis yang formal. Laporan ini harus mengungkapkan pendapat tentang tingkat pemenuhan standar profesi oleh bagian audit internal, dan bila dianggap perlu, harus pula mencantumkan berbagai rekomendasi bagi perkembangan bagian audit internal.
  • Review eksternal dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh pimpinan dan anggota bagian audit internal. Tujuan penting lainnya dari review eksternal adalah untuk memberikan kepastian. Jaminan kualitas bagian audit internal oleh pihak yang tidak memiliki kepentingan dan independen kepada manajemen senior, dewan, dan pihak lain yang mendasar pada hasil pekerjaan bagian pemeriksaan internal.
  • Pimpinan audit internal harus membicarakan dengan manajemen senior dan dewan tentang sifat review eksternal dalam kriteria program jaminan mereka dalam menyeleksi pereview eksternal.
  • Review eksternal harus dilakukan oleh orang-orang yang memenuhi syarat dan berkualitas, yang tidak memiliki keterkaitan (independen) dengan organisasi dan tidak memiliki konflik kepentingan yang nyata maupun samar. Individu yang memenuhi syarat dan berkualitas adalah orang-orang yang memiliki keahlian teknis dan latar belakang pendidikan yang sesuai dengan kegiatan yang akan direview dan merupakan pemeriksa eksternal di luar organisasi. Tidak memiliki keterkaitan dengan organisasi berarti orang tersebut bukan merupakan bagian audit internal yang akan direview. Dalam menyeleksi keterkaitan dengan organisasi berarti orang tersebut bukan merupakan bagian audit internal yang akan direview. Dalam menyeleksi reviewer eksternal, harus dilakukan pertimbangan terhadap kemungkinan terdapatnya konflik kepentingan yang nyata atau samar, yang mungkin dimiliki oleh reviewer karena hubungannya dengan organisasi atau bagian audit internal pada saat ini atau waktu yang lalu.
  • Organisasi pemeriksa eksternal dalam beberapa prosedur review yang terbatas harus diperhatikan dalam mengevaluasi dan menggunakan hasil kerja bagian audit internal. Ini terutama berhubungan dengan kualitas pekerjaan dan tingkat kemandirian (degree of independence) pihak yang diperiksa. Prosedur review terbatas yang digunakan oleh pemeriksa yang mereka lakukan terhadap pernyataan keuangan (financial statements) organisasi, dan tidak mencakup review eksternal.
  • Setelah review eksternal selesai dilaksanakan, tim yang melakukan review harus mengeluarkan laporan formal yang berisi pendapat tim tentang tingkat pemenuhan standar oleh bagian pemeriksaan internal (audit internal). Laporan ini harus pula mencantumkan tingkat pemenuhan ketentuan pada bagian audit internal dan standar lain yang dapat diterapkan, juga disertai berbagai rekomendasi yang sesuai bagi perkembangan bagian pemeriksaan internal. Laporan tersebut harus diserahkan kepada orang atau organisasi yang meminta pelaksanaan review. Pimpinan audit internal harus membuat rencana tindakan secara tertulis, sebagai tanggapan pada laporan review eksternal. Selain itu, pimpinan audit internal juga bertanggungjawab melakukan tindak lanjut yang selayaknya.
  • Review eksternal harus dilakukan paling tidak setiap tiga tahun. Meskipun demikian, terdapat berbagai situasi yang merupakan alasan pembenar atas dilakukannya review eksternal dalam interval waktu yang berbeda. Keadaan-keadaan tersebut antara lain:

a). Review yang penting, berarti, dan memonitor yang dilakukan oleh dewan

b). Berbagai review yang dilakukan secara menyeluruh oleh pemeriksa eksternal atau pihak lain

c). Keadaan yang relatif stabil sehubungan dengan anggaran dasar, organisasi, staf dan daftar kegiatan yang dapat diperiksa (auditable activities) pada bagian audit internal.

Sifat, lingkup, tingkat kemandirian (degree of independence) dan hasil keseluruhan program internal haruslah dipertimbangkan dalam menentukan pelaksanaan review eksternal.

  • Review eksternal merupakan unsur dasar program yang penting untuk mencapai jaminan kualitas. Walaupun demikian, bila sumber daya tersedia terbatas, atau karena berbagai alasan yang telah disebutkan sebelumnya, pada saat ini review eksternal tidak harus dilakukan perhatian yang lebih pada supervise, review internal yang dilakukan secara periodik, dan metode jaminan kualitas lainnya yang tersedia pada bagian audit internal.
    Pimpinan audit internal bertanggungjawab menilai berbagai kondisi yang membatasi pelaksanaan review eksternal. Metode yang dapat dipergunakan untuk mengevaluasi adalah dengan penggunaan group internal yang berkualitas dalam melaksanakan suatu review, misalnya mantan manager pemeriksaan yang bekerja pada bagian lain organisasi, pimpinan pemeriksaan pada organisasi pemeriksaan yang disentralisasi, atau personel penasihat manajemen internal. Walaupun demikian, review ini tidak dapat diharapkan akan mencapai seluruh sasaran dari suatu review eksternal.

Disarikan dari buku: Standar Profesional Audit Internal (Kebijaksanaan dan Prosedur Audit Internal), Penulis: Hiro Tugiman, Hal: 85-98.

MSD