Observasi merupakan hal yang strategis dan penting dalam perencanaan audit (audit planning). Baik tidaknya perencanaan audit yang dibuat oleh auditor, tergantung dari sukses atau tidaknya observasi yang efektif. Yang akan dibahas adalah bagaimana melakukan proses observasi dalam perencanaan audit (audit planning).

Sebelum membahas observasi dalam perencanaan audit (audit planning) maka terlebih dahulu akan dibahas mengenai perencanaan audit sendiri. Perencanaan audit merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses audit. Proses audit (mulai dari perencanaan hingga pelaporan dan pemberian opini), jika dipandang dari kacamata bisnis KAP, tiada lain adalah proses pembentukan dan penyerahan jasa audit ke klien. Dibandingkan dengan perusahaan manufaktur, proses audit setara dengan poses produksi dan pengiriman barang ke pelanggan.

Sehingga, layaknya dalam proses produksi barang, setiap proses audit selalu mengkonsumsi:

  1. Waktu (opportunity cost) – Waktu yang dihabiskan untuk menjalankan proses audit)
  2. Tenaga Kerja (labor cost) – Gaji yang dibayarkan kepada auditor dan pegawai lainnya
  3. Overhead cost – Biaya-biaya langsung yang timbul akibat proses audit.
  4. Biaya Operasional (expenses) – Sewa gedung, listrik, telephone, penyusutan.

Semua itu adalah beban (cost) yang harus ditanggung oleh KAP, yang jika lebih kecil dari fee audit (pendapatan) maka akan menghasilan “laba” (profit) bagi KAP. Sebaliknya, jika lebih besar dari fee audit yang diperoleh akan menghasilan “rugi” (loss). Tujuan KAP dibuat BUKAN “untuk menyediakan jasa audit yang bersifat akuntabel dan independent” seperti yang biasa disebutkan dalam teori-teori atau slogan, tetapi untuk menyediakan jasa audit yang bersifat akuntabel, independent, dan menguntungkan.

Untuk itu, setiap proses audit harus dikelola sedemikian rupa sehingga di satu sisi menghasilkan laporan dan opini yang akuntabel dan independent, di lain sisinya harus menguntungkan. Salah satu caranya adalah dengan membuat perencanaan audit (audit planning).

Sehingga, esensi pekerjaan membuat perencanaan audit adalah aktivitas mengalokasikan waktu, tenaga kerja dan overhead cost yang timbul dari proses audit, sedemikian rupa, sehingga menghasilkan laporan dan opini yang akuntabel dan independent di satu sisinya, dengan konsumsi waktu, tenaga kerja dan biaya yang seminim mungkin, di sisi lainnya—sehingga overall “menguntungkan.” Mirip seperti proses membuat production planning dalam perusahaan manufaktur.

Dan tujuan utama perencanaan audit adalah menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan di satu sisinya, dengan tetap menjaga kualitas hasil audit di sisi lainnya, dari suatu proses audit.Tercapai atau tidaknya tujuan tersebut banyak dipengaruhi oleh bagus atau tidaknya perencanaan audit yang dibuat oleh auditor.

Pada kondisi tertentu, di tengah-tengah proses audit, bisa jadi KAP dihadapkan pada pilihan antara ‘menjaga-kualitas-hasil-audit’ dengan ‘penghematan-waktu-dan-biaya’. Dalam kondisi seperti ini, umumnya KAP lebih memilih ‘kualitas-hasil-audit’ dibandingkan menghemat. Karena reputasi adalah di atas segalanya bagi perusahaan jasa macam KAP. Akan tetapi itu pilihan pahit yang tentu saja perlu dihindari sebisa mungkin.Oleh sebab itu, perencanaan audit harus dibuat secermat mungkin agar waktu dan biaya yang timbul, dalam proses audit, tidak membengkak.

Pentingnya kunjungan dan observasi dalam perencanaan audit

Kunci dari perencanaan audit yang cermat adalah informasi dan data yang lengkap dan akurat. Tanpa informasi dan data yang memadai, seorang auditor bahkan tidak akan bisa membuat perencanaan audit. Untuk itu seorang auditor perlu menghimpun data dan informasi yang cukup sebelum membuat perencanaan audit. Teknik pengumpulan informasi dan data yang paling lumrah dilakukan adalah observasi. Secara teori, observasi dilakukan pada setiap awal proses audit, tepatnya sebelum menyusun perencanaan audit. Pada prakteknya, biasanya, observasi hanya dilakukan pada klien (perusahaan auditee) yang belum pernah ditangani sebelumnya.

Langkah-langkah dalam pelaksanaan observasi

Untuk mempermudah dalam memberi penjelasan maka dapat digunakan ilustrasi sebagai berikut:

Anda bekerja di KAP sejak beberapa bulan yang lalu. Hari ini anda diberi tugas oleh supervisor; dikirim ke lokasi klien (auditee) baru untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam penyusunan rencana audit (audit planning). Apa yang perlu anda lakukan? Yang menggunakan sumber data observasi saat skripsi, itu bisa jadi modal dasar. Namun perlu disadari bahwa observasi untuk keperluan audit berbeda dengan observasi untuk keperluan riset ilmiah.

Dimana letak perbedaannya

  1. Jenis Informasi. Observasi untuk riset ilmiah, goal anda hanya memperoleh data, apapun diberikan oleh responden. Sedangkan untuk audit, goal anda adalah memperoleh informasi/data yang anda perlukan—bukan informasi/data yang ingin diberikan oleh perusahaan (auditee).
  2. Waktu .Observasi untuk riset ilmiah mungkin waktunya agak fleksibel. Sedangkan untuk audit sama sekali tidak fleksibel, anda sudah diberikan deadline yang pasti.

Ada 2 kunci utama agar tugas ini berjalan dengan sukses:

  1. Persiapan yang matang; dan
  2. Pelaksanaan/eksekusi yang efektif.

Persiapan yang matang

Tujuan berkunjung dan melakukan observasi jelas untuk mengumpulkan data yang diperlukan. Pertanyaannya: Data apa saja yang diperlukan?

Agar proses observasi bisa berjalan lancar, perlu persiapan matang, minimal tahu data apa saja yang diperlukan dan informasi apa yang diperlukan via wawancara.

Para auditor berpengalaman selalu menyiapkan “checklist” untuk setiap interview dan observasi pertama yang mereka lakukan, sehingga bisa menjalankan tugas secara efektif. Berikut tahapan aktivitas yang perlu dimasukan ke dalam checklist sebelum berangkat ke lokasi dan melakukan observasi:

  1. Berkenalan dengan wakil manajemen, internal auditor dan audit committee nya perusahaan auditee.
  2. Setelah perkenalan, sampaikan kepada mereka mengenai jadwal dan tujuan dari perencanaan audit (audit planning).
  3. Perkenalkan petugas yang akan terlibat dalam proses audit, termasuk minta berkenalan dengan orang-orang dari pihak auditee yang diharapkan akan banyak membantu dalam proses audit.
  4. Jika klien baru (atau klien lama yang mengalami perubahaan lingkungan usaha yang signifikan), mungkin perlu berkeliling melihat-lihat kondisi operasional dan lingkungan perusahaan auditee—sehingga nantinya sudah tahu bagaimana perusahaan beroperasi, dan di lingkungan seperti apa audit akan dilaksanakan,
  5. Jika auditee sudah pernah diperiksa oleh auditor lain sebelumnya (predecessor auditor), periksa status temuan yang pernah terjadi sebelumnya, apa opinini dan atau rekomendasinya, apakah perusahaan auditee pernah mengalami perubahan system/prosedur/kebijakan setelahnya.
  6. Tuangkan dan susun perencanaan waktu untuk setiap tahapan/langkah yang akan diambil dalam proses audit.
  7. Meminta ijin/otorisasi untuk hal-hal berikut ini:
  8. Memasuki lokasi perusahaan auditee kapanpun diperlukan
  9. Tag nama/kartu untuk melewati gerbang security (jika diperlukan)
  10. Tempat/ruang parkir kendaraan yang diperlukan
  11. Ruangan untuk bekerja dan koneksi internet atau kabel data yang diperlukan
  12. Membuka file dan folder fisik tempat penyimpnanan dokumen/data
  13. Password temporal untuk mengakses data dalam file/folder dan software akuntansidi dalam komputer
  14. Jika auditee adalah klien rutin yang sudah pernah ditangani sebelumnya, buat jadwal pertemuan berkala yang dibutuhkan untuk sesi audit kali ini.
  15. Minta diberitahu (oleh pihak auditee) tentang dimana mencari informasi rutin yang mungkin diperlukan selama proses audit—sehingga tidak sering-sering mengganggu auditee.
  16. Jelaskan kepada auditee mengenai proses audit yang akan dijalankan, termasuk rencana draft laporan yang akan dikeluarkan, waktu yang tersedia untuk menanggapi hasil temuan audit beserta tindak-lanjutnya, dan jadwal penerbitan laporan final beserta opini yang akan diberikan.
  17. Alokasikan waktu yang cukup untuk memberi pihak auditee kesempatan untuk bertanya. Tanggapi pertanyaan auditee seperlunya.

12. Setelah interview (mungkin sehari setelahnya) lakukan follow-up dengan mengirimkan summary hasil interview, termasuk meminta kembali (kepada auditee) data-data yang belum diperoleh saat interview dilakukan sebelumnya.

Tingkat kerincian checklist tergantung masing-masing auditor, yang paling penting auditor tahu persis apa yang diperlukan dan apa yang harus dilakukan untuk memperoleh apa yang diperlukan.

Pelaksanaan Observasi yang efektif

Persiapan yang matang, sebelum berkunjung ke tempat klien, penting. Salah satu cara yang bisa dilakukan dengan membuat checklist seperti di atas. Tak kalah pentingnya adalah memastikan setiap langkah yang ada di checklist bisa dieksekusi secara efektif. Efektif dalam hal ini, maksudnya:

  1. Memperoleh informasi dan data yang diinginkan
  2. Setiap langkah yang ada di checklist berjalan seperti yang diinginkan
  3. Eksekusi berjalan sesuai dengan alokasi waktu yang telah ditentukan/direncanakan.

Sepintas lalu mungkin nampak mudah; tiba di tempat klien tinggal mengikuti setiap langkah yang dituangkan di dalam checklist. Pada kenyataannya tidak semudah itu.Yang sering luput dari perhitungan adalah karakter klien (manajemen, internal auditor dan audit committee). Yang namanya karakter orang, tidak bisa diformulasikan dengan cara apapun. Kuncinya adalah persuasi.

Auditor yang menjalankan observasi mestilah orang yang mampu mempersuasi auditee untuk menyediakan informasi/data yang dibutuhkan, dalam tenggang waktu pasti yang sudah ditentukan, tanpa menimbulkan kesan buruk. Jangan lupa, auditor—dalam menjalankan tugasnya—membawa nama baik (reputasi) KAP dimana dia bekerja. Gagal mempersuasi klien, tidak hanya bisa menimbulkan kesan kurang profesional, lebih parah dari itu gagal memperoleh data yang diinginkan.

Untuk membuat persiapan, semua orang bisa lakukan. Namun untuk melakukan eksekusi secara efektif, tidak semua orang mampu melakukannya; hanya orang-orang yang menguasai tehnik interview dan persuasi yang mampu melakukannya dengan efektif. Itu salah satu aspek yang membedakan antara auditor yang handal dan tidak handal, antara auditor pemula dan yang berpengalaman.

Reference : Jurnalakuntansikeuangan.com