People Innovation Excellence

Kontrol Kas: 7 Peraturan Emas dalam Memegang Uang

Jangan pernah memasukkan dana yang diterima kedalam kotak petty cash karena nantinya akan menimbulkan kesalahan dan kebingungan dalam catatan akuntansi. Kelalaian dalam pencatatan akan mengacau informasi keuangan.

Menjaga agar Uang yang Masuk Terpisah dengan Uang yang Keluar

Jangan pernah memasukkan dana yang diterima kedalam kotak petty cash karena nantinya akan menimbulkan kesalahan dan kebingungan dalam catatan akuntansi. Semua uang yang masuk ke dalam organisasi harus segera dimasukkan ke bank dan dicatat sebelum uang tersebut keluar lagi. Kelalaian dalam pencatatan akan mengacau informasi keuangan.

Contoh: organisasi mengadakan sebuah pelatihan dan 10 orang pesertanya dikenakan biaya masing-masing $25.00. Biaya makan dan sewa ruangan sebesar $150.00 dan dibayarkan dengan menggunakan uang pendaftaran. Saldo sebesar $100.00 dimasukkan ke dalam bank dengan keterangan Biaya Training.

Mengapa hal ini menjadi masalah? Biaya makan dan sewa ruang belum dimasukkan dalam akun, oleh karena itu tidak dapat dimasukkan dalam laporan keuangan. Demikian pula, karena jumlah yang dibayarkan ke bank adalah jumlah bersih dari pemasukan biaya training saja, hal ini akan menyebabkan jumlah orang yang menghadiri pelatihan kelihatan sedikit, dan ppotensi/prospek pendapatan penghasilan dari pelatihan semacam ini akan menjadi tersamar.

Jangan pernah memasukkan dana yang diterima kedalam kotak petty cash karena nantinya akan menimbulkan kesalahan dan kebingungan dalam catatan akuntansi. Kelalaian dalam pencatatan akan mengacau informasi keuangan.

Selalu Membuat Kwitansi dari Uang yang Diterima

Kwitansi akan memberi perlindungan bagi orang yang menerima uang dan jaminan kepada pemberi uang bahwa transaksi ini sudah terjadi dan tercatat. Kwitansi harus ditulis dengan tinta, bukan pensil, dan lebih bagus apabila diambil dari buku kwitansi yang memiliki nomor urut.

Selalu Meminta Kwitansi Pada Waktu Uang Dibayarkan

Seringkali hal ini tidak mungkin untuk dilakukan. Contohnya ketika membeli barang dari pasar; dalam contoh ini setiap transaksi harus dicatat langsung supaya jumlah biaya yang dikeluarkan tidak akan terlupa dan dapat dipindahkan langsung ke lembar petty cash dan diotorisasi oleh manajer. Perlu diingat-tidak ada kwitansi berarti tidak ada bukti bahwa terjadi pembelian.

Memasukkan Uang Lebih ke Dalam Bank

Menyimpan uang tunai di kantor akan mengundang pencuri dan tambahan lagi uang akan lebih berguna apabila disimpan di bank dan mendatangkan bunga. Praktek penyimpanan uang di kantor akan menggoda orang untuk ‘meminjam’ uang tersebut-banyak kejadian pencurian/penipuan yang dimuali dari hal ini. Semua upaya harus dilakukan untuk memasukkan uang ke bank setiap hari, atau paling sedikit, dalam waktu 3 hari setelah uang diterima.

Membuat dan Menerapkan Prosedur Penerimaan Uang

Untuk melindungi orang-orang yang memegang uang, maka ketika membuka brankas dibutuhkan minimal 2 orang. Kedua orang tersebut harus menghitung uang dan menandatangani kwitansi.

Membatasi Akses ke Petty Cash dan Brankas

Kunci dari kotak petty cash dan brankas harus diberikan hanya kepada orang yang sudah diberi otorisasi. Hal ini harus ditulis dalam dokumen Pemberian Otorisasi organisasi.

Menjaga Transaksi Uang Tunai Seminimal Mungkin

Petty cash harus digunakan hanya apabila semua metode pembayaran yang lain tidak bisa digunakan. Jika memungkinkan, akun pemasok barang/suppliers’ accounts harus dibuat dan tagihan-tagihan dibayar dengan cek. Keuntungan dari pembayaran menggunakan cek adalah terciptanya bentuk catatan akun lain dalam bentuk bank statement. Selain itu cara ini dapat menjamin hanya orang yang memiliki otorisasi yang dapat melakukan pembayaran sehingga mengurangi kemungkinan adanya pencurian atau penipuan.

Artikel di atas merupakan penggalan Mango Handbook Manajemen Keuangan LSM terjemahan dari buku Mango Course Handbook, Practical Financial Management for NGOs.

Source : http://keuanganlsm.com/kontrol-kas-7-peraturan-emas-dalam-memegang-uang/

msd


Published at :
Leave Your Footprint

    Periksa Browser Anda

    Check Your Browser

    Situs ini tidak lagi mendukung penggunaan browser dengan teknologi tertinggal.

    Apabila Anda melihat pesan ini, berarti Anda masih menggunakan browser Internet Explorer seri 8 / 7 / 6 / ...

    Sebagai informasi, browser yang anda gunakan ini tidaklah aman dan tidak dapat menampilkan teknologi CSS terakhir yang dapat membuat sebuah situs tampil lebih baik. Bahkan Microsoft sebagai pembuatnya, telah merekomendasikan agar menggunakan browser yang lebih modern.

    Untuk tampilan yang lebih baik, gunakan salah satu browser berikut. Download dan Install, seluruhnya gratis untuk digunakan.

    We're Moving Forward.

    This Site Is No Longer Supporting Out-of Date Browser.

    If you are viewing this message, it means that you are currently using Internet Explorer 8 / 7 / 6 / below to access this site. FYI, it is unsafe and unable to render the latest CSS improvements. Even Microsoft, its creator, wants you to install more modern browser.

    Best viewed with one of these browser instead. It is totally free.

    1. Google Chrome
    2. Mozilla Firefox
    3. Opera
    4. Internet Explorer 9
    Close