People Innovation Excellence

Manajemen Kas: 5 Cara Mempercepat Kas Masuk

Mempercepat kas masuk adalah salah satu cara untuk menjaga agar posisi kas perusahaan selalu ada di titik yang aman. Sayangnya tehnik ini hanya indah terdengar tetapi tidak mudah untuk dilakukan. Diperlukan langkah-langkah terencana dan terukur untuk mewujudkannya. Langkah apa saja yang bisa diambil oleh perusahaan agar kas masuk bisa dipercepat?
Sebelum saya sharing langkah-langkahnya, saya ingin mengajak pembaca (terutama mereka yang selama ini belum pernah terlibat dalam proses pengelolaan kas atau penagihan piutang) untuk memahami mengapa sebagian besar pelanggan (debitur) cenderung terlambat membayar. Tanpa paham hal ini, saya ragu jika pembaca bisa memehamai tips ini—apalagi mengaplikasikannya.
Sudah sangat sering saya singgung di tulisan-tulisan lain (tertama yang terkait dengan masalah kas) bahwa menjaga kondisi agar perusahaan selalu memiliki kas yang cukup adalah sangat penting. ‘Kas-yang-cukup’ yang saya maksudkan di sini adalah jumlah kas yang cukup untuk membiayai opersional perusahaan—sehingga bisa berjalan dengan lancar.
Secara matematis, idealnya jumlah kas masuk harus selalu lebih besar dari kas keluar. Sayangnya kondisi ideal ini tidak selalu terjadi. Ada saat-saat kas masuk lebih kecil dari kas keluar. Agar kondisi demikian bisa terjaga, umumnya perusahaan membuat peramalan/prakiraan kas—yang biasa disebut dengan cash forecast, dan penganggaran kas—yang biasa disebut dengan cash budget. Dengan selalu berpatokan pada cash forecast dan cash budget, mestinya kas akan tetap aman. Tetapi, sekali lagi ini bukan sesuatu yang mudah.
Faktor-faktor internal (penggunaan kas) mungkin bisa dikendalikan, tetapi faktor eksternal (kas masuk) tidak—terutama pada perusahaan yang melayani penjualan kredit. Meskipun pada masing-masing nota tagihan (invoice) sudah dicantumkan tanggal jatuh tempo, tidak semua pelanggan (yang membeli secara kredit) melakukan pembayaran dengan tepat waktu.
Banyak kemungkinan alasan yang menyebabkan hal itu bisa terjadi. Pelanggan mengalami pailit sudah pasti tidak akan mampu membayar. Perusahaan yang mengalami kesulitan kas cenderung menunda pembayaran. Bahkan perusahaan yang kondisi keuangannya sehatpun tidak ada jaminan akan membayar tepat waktu—ada banyak kasus yang menunjukan bahwa pelanggan dengan sengaja menahan pembayaran sebagai bagian dari strategi keuangan mereka.
Di luar semua kemungkinan penyebab itu, yang paling nyata—dan ini sudah jamak terjadi—bahwa, di perusahaan manapun pegawai bagian hutang (accounts payable) baru cenderung baru melakukan persiapan pembayaran persis pada tanggal jatuh tempo utang mereka. Sehingga, kemungkinan pembayaran terlambat menjadi semakin besar. Itu artinya kemungkinan kas masuk tidak tepat waktu (seperti yang telah direncanakan) juga menjadi semakin besar.

Saya merekomendasikan 5 langkah berikut ini untuk meminimalisir kemungkinan penundaan pembayaran, sekaligus mempercepat kas masuk:
1. Diskusikan Tagihan Terlebih Dahulu
Semakin awal pelanggan tahu bahwa anda menginginkan pembayaran tepat waktu, kemungkinan pelanggan membayar tepat waktu semakin besar. Sebaliknya semakin mereka telat mereka mengetahui, semakin besar kemungkinan mereka menunda pembayaran.
Misalnya, pada saat mereka memesan barang, anda bisa memberitahukan mereka pada saat itu juga bahwa perusahaan anda meminta pembayaran yang tepat waktu. Selambat-lambatnya, di hari yang sama saat anda mengirimkan barang pesanan.
Berbagai cara bisa ditempuh untuk melakukan hal itu, misalnya: dengan mengirimkan email atau menghubungi mereka via telpon. Sampaikan bahwa anda mengirimkan barang pesanan mereka hari ini. Dan persahaan anda mengharapkan pembayaran yang cepat—misalnya: 1 minggu. Kecuali anda menyampaikan hal itu sejak awal, kemungkinan besar mereka baru akan melakukan mebayaran pada saat tanggal jatuh tempo, atau bahkan lebih lambat lagi—meskipun pelanggan sesungguhnya memiliki punya cukup kas.
Ada trik kecil yang dapat membuat pelanggan tidak mungkin lupa untuk membayar tagihan yang anda kirimkan, yaitu dengan mendikusikan barang yang dikirimkan dengan detail, bahas sat persatu. Jangan hanya hanya sebutkan jumlah tagihannya. Dengan demikian, setiap mereka mengunakan barang yang anda supply, mereka akan ingat akan permintaan anda agar mereka membayar dalam waktu minggu.
Lain daripada itu, ada baiknya anda mengetahui jika ternyata bagian hutang (accounts payable) mengharapkan anda untuk menggunakan format (atau sistem penomoran) tertentu pada lembaran invoice, misalnya: menggunakan sistim penomoran [NamaPerusahaanTanggal = JAK01082011]. Ikuti format yang mereka minta. Jika tidak, ada kemungkinan invoice anda akan terbengkalai entah dimana karena tidak bisa dimasukan ke dalam system akuntansi mereka,
2. Tawarkan Diskon Untuk Pembayaran Lebih Awal
Diantara pelanggan, mungkin ada perusahaan berskala besar. Biasanya mereka menerapkan kebijakan keuangan yang ketat—mereka tidak akan melakukan pembayaran lebih cepat dari tanggal jatuh tempo. Susah pasti mereka melakukan hal itu sebagai bagian dari strategi keuangan perusahaan mereka.
Untuk pelanggan yang seperti itu, anda bisa menawarkan diskon tertentu jika mereka melakukan pembayaran lebih awal. Ada perusahaan yang enggan melakukan hal itu, ada juga yang memang menerapkan sistem ini. Tentu anda bisa menentukan pilihan apakah anda memutuskan menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal atau tidak.
Salah satu kendala terbesar untuk mengimplementasikan strategy ini adalah ketika anda menjual barang/jasa yang marginnya sangat tipis—samasekali tidak ada ruang yang tersisa untuk menawarkan diskon. Jika keadaannya memang demikian sementara anda pikir strategy ini dapat mempercepat kas masuk, ada baiknya mempertimbangkan untuk mengangkat harga sedikit untuk pesanan berikutnya, sehingga anda memiliki ruang yang cukup untuk menawarkan diskon.
Besaran diskon biasanya bervariasi antara 2 hingga 3 persen. Mungkin tidak semua pelanggan tertarik dengan tawaran diskon. Tetapi diantara mereka, saya yakin ada saja yang tertarik mekmanfaatkan diskon tersebut dan melakukan pembayaran lebih awal. Rasanya tidak ada salahnya untuk dicoba.
3. Tambahkan Pilihan Metode Pembayaran
Jika selama ini anda hanya menerima pembayaran cia cek atau transfer, tidak ada salahnya anda tawarkan metode pembayaran lain—terutama sekali untuk pelanggan yang yang berlokasi di luar negeri.
Metode tambahannya mungkin pembayaran via credit card PayPal. Adanya tambahan pilihan metode pembayaran akan membuat pelanggan bisa mengatur pembayaran dengan lebih fleksibel. Misalnya: mungkin kantor beberapa pelanggan jauh dari bank, atau pelanggan sedang tidak memiliki persediaan kas yang cukup, tetapi mereka memiliki flatform credit. Pembayaran via credit card atau PayPal membuat mereka jadi mampu melakukan pembayaran.
Meskipun untuk invoice yang biasanya dikirimkan via fax ata via post, tidak ada salahnya jika anda mencantumkan pilihan pembayaran online. Memang, seberapa baik hubungan anda dengan pelanggan sangat mempengaruhi apakah mereka bersedia untuk mengubah metode pembayaran atau tidak. Tetapi, tetapi tetap saja tidak ada salahnya untuk dicoba.
4. Lakukan Follow Up Invoice Terjadwal
Ini super-penting. Sebagai bagian tak terpisahkan dari proses penagihan, jadikan kebiasaan untuk selalu mengawasai tanggal jatuh tempo piutang (tagihan) setiap hari. Software akuntansi tertentu—khususnya kelas ERP—biasanya memiliki fitur yang dapat menampilkan daftar piutang yang akam segera jatuh tempo—per nama pelanggan, sehingga pengguna software langsung menemukan jadwal jatuh tempo tagihan setiap kali mereka login. Jika software akuntansi anda memiliki fitur tersebut, setuplah seperti itu.
Jika tidak, anda bisa menjalankan analisa umur piutang minimal sekali dalam seminggu untuk melihat jadwal piutang jatuh tempo dalam rentang waktu satu bulan ke depan. Masukan masing-masing tanggal jath tempo tersebut ke dalam kalender di Ms Outlook, setup alarm agar pop-up setiap kali ada piutang yang akan jatuh tempo.
Dengan demikian anda tidak akan pernah lupa untuk melakukan follow up. Hubungi mereka via telpon atau email untuk mengingatkan bahwa sebentar lagi utang mereka akan jatuh tempo sekaligus minta agar jangan sampai terlambat melakukan pembayaran. Sgar jangan sampai membuat pelanggan merasa tidak nyaman karena dicereweti, mulailah dengan menanyakan apakah mereka menemui masalah dalam menyiapkan pembayaran (salah nomor invoice misalnya? Dan lain-lain).
Memastikan pelanggan tidak merasa terganggu dengan telpon atau kehadiran email anda, adalah sangat penting. Pelanggan yang merasa sebal tidak mungkin akan melakukan pembayaran tepat waktu. Tetapi jika anda menawarkan bantuan (menanyakan apakah ada masalah atau tidak), besar kemungkinan mereka justr berterimakasih karena anda telah menawarkan bantuan untuk mempermudah pekerjaan mereka. Jika anda menelpon, lakukanlah dengan sopan dan ramah—jangan sampai menimbulkan kesan atau nada yang menekan.
5. Kenakan Denda Atau Provisi Untuk Setiap 1 Hari Keterlambatan
Keterlambatan pembayaran (dan kas masuk) bisa berakibat sangat buruk bagi perusahaan—terlebih-lebih jika perusahaan anda bukan yang berskala besar. Sehingga sangat masuk akal jika satu hari keterlambatan diperhitngan dengan denda atau provisi. Lagipula, hal ini sudah lumrah dilakukan.
Tidak ada angka baku mengenai jumlah denda atas keterlambatan pembayaran. Tiap persahaan memiliki kebijakan yang berbeda—bahkan mungkin juga diberlakukan berbeda untuk beda pelanggan, meskipun oleh perusahaan yang sama. Umumnya, denda Rp 500,000 untuk pelanggan perorangan atau persahaan kecil mestinya cukup membuat mereka menjadi lebih tepat waktu dalam membayar. Sedangkan untuk pelanggan skala besar atau korporasi bahkan 50% dari nilai tagihanpun rasanya wajar. Tentu, posisi tawar perusahaan anda dengan pelanggan perlu juga dipertimbangkan. Jika perusahaan tidak memiliki posisi untuk melakukan hal itu—misalnya: pelanggan menghentikan pemesanan—sebaiknya jangan dilakukan.

Referensi:Jurnalakuntansikeuangan.com


Published at :
Leave Your Footprint

    Periksa Browser Anda

    Check Your Browser

    Situs ini tidak lagi mendukung penggunaan browser dengan teknologi tertinggal.

    Apabila Anda melihat pesan ini, berarti Anda masih menggunakan browser Internet Explorer seri 8 / 7 / 6 / ...

    Sebagai informasi, browser yang anda gunakan ini tidaklah aman dan tidak dapat menampilkan teknologi CSS terakhir yang dapat membuat sebuah situs tampil lebih baik. Bahkan Microsoft sebagai pembuatnya, telah merekomendasikan agar menggunakan browser yang lebih modern.

    Untuk tampilan yang lebih baik, gunakan salah satu browser berikut. Download dan Install, seluruhnya gratis untuk digunakan.

    We're Moving Forward.

    This Site Is No Longer Supporting Out-of Date Browser.

    If you are viewing this message, it means that you are currently using Internet Explorer 8 / 7 / 6 / below to access this site. FYI, it is unsafe and unable to render the latest CSS improvements. Even Microsoft, its creator, wants you to install more modern browser.

    Best viewed with one of these browser instead. It is totally free.

    1. Google Chrome
    2. Mozilla Firefox
    3. Opera
    4. Internet Explorer 9
    Close